3.6 Ufanisi na mtiririko: kazi ya kina na usumbufu

Muhtasari na msukumo

Ufanisi na mtiririko, kipimo cha mwisho cha SPACE (mada ya 3.1), kinapima kutokuwepo kwa msuguano na uwezo wa kudumisha kazi isiyokatizwa, ya kuzingatia. Kipimo hiki kiko kwenye mpaka kati ya vipimo vya mtiririko wa utoaji vya Sehemu ya 2 (ufanisi wa mtiririko wa mada ya 2.5 unapima jinsi kazi inavyosogea kupitia mfumo wa timu) na kitu cha kibinafsi zaidi: uzoefu wa kiakili wa mtu binafsi wa kazi ya uhandisi ya kina, ya kuzingatia, na mara ngapi uzoefu huo unavunjwa vipande na usumbufu. Uhandisi wa programu, zaidi ya kazi nyingi za maarifa, unategemea kushikilia kiasi kikubwa cha muktadha kwenye kumbukumbu ya kufanya kazi kwa wakati mmoja, jambo linaloufanya kuwa wazi isivyo kawaida kwa gharama ya usumbufu.

Utafiti kuhusu gharama hii ni thabiti na wa kutisha: kuzingatia tena baada ya usumbufu wa kazi ya kina, changamano hakuchukui sekunde, mara kwa mara kunachukua dakika nyingi, wakati mwingine karibu nusu saa, kujenga upya kikamilifu kumbukumbu ya kufanya kazi ambayo mhandisi alikuwa ameishikilia kabla usumbufu haujatokea. Mhandisi ambaye siku yake imegawanywa vipande vya dakika kumi na tano na mikutano, arifa, na ubadilishaji wa muktadha anaweza kuonyesha shughuli nyingi (mada ya 3.4) huku akikamilisha kazi ngumu kweli kidogo zaidi sana kuliko mhandisi yuleyule angefanya akiwa na masaa mawili yaliyolindwa, yasiyokatizwa. Kipimo hiki kipo mahususi kufanya gharama hiyo isiyoonekana ionekane.

Kwa timu kubwa, gharama ya usumbufu inajumlika kimuundo: mikutano zaidi, mzigo zaidi wa uratibu wa kuvuka timu, njia zaidi za Slack na arifa, vituo zaidi vya ukaguzi wa mchakato, vyote vinaonekana vya busara kivyake lakini kwa pamoja vinavunja siku vibaya. Mashirika ya biashara kubwa na ya serikali, yenye mahitaji mazito ya utawala na uratibu, yako wazi hasa kwa mgawanyiko huu, na kipimo hiki kinaupa uongozi njia thabiti ya kupima na kujilinda dhidi yake, badala ya kuchukulia “muda wa kuzingatia” kama matamanio yasiyo wazi ya kiutamaduni ambayo hakuna anayelinda kweli.

Kanuni kuu

Ubadilishaji wa muktadha una gharama halisi, inayopimika, si inayohisiwa tu. Kuzingatia tena baada ya usumbufu mara kwa mara huchukua dakika nyingi, si sekunde.
Mzigo wa mikutano na mzunguko wa usumbufu vinapimika, si vya visa tu. Data ya kalenda na zana inaweza kufichua vyote viwili moja kwa moja.
Muda uliolindwa, usiokatizwa ni rasilimali adimu inayopaswa kutetewa kwa makusudi, si ile inayonusurika kwa chaguo-msingi shirika linapokua.
Kipimo hiki mara nyingi kinaeleza pengo kati ya shughuli na utendaji (mada za 3.3 na 3.4): shughuli ya juu yenye utendaji wa chini wakati mwingine inafuatiliwa hadi siku zilizovunjwa, zilizojaa usumbufu.
Tofauti za mtu binafsi katika mahitaji ya kuzingatia ni halisi, na kipimo hiki kinapaswa kuarifu kanuni za timu, si kulazimisha ratiba thabiti, sawa kwa kila mtu.

Mapendekezo

Pima mzigo wa mikutano na mgawanyiko moja kwa moja kutoka data ya kalenda

Kokotoa idadi na muda wa vipindi visivyokatizwa vya masaa mawili au zaidi vinavyopatikana katika wiki ya kawaida ya mhandisi, ukitumia data ya kalenda. Namba hii moja, wakati mwingine inaitwa muda wa kuzingatia au muda wa mtengenezaji, ni mwakilishi wa moja kwa moja, anayepimika wa kipimo hiki, na ni kawaida kupata kwamba mhandisi wa muda kamili kwa jina ana karibu hakuna vipindi hivyo vinavyopatikana katika wiki ya kawaida mikutano ikizingatiwa, matokeo yanayomshangaza uongozi zaidi kuliko wahandisi wenyewe.

Fuatilia mzunguko wa usumbufu kutoka data ya zana pale inapopatikana

Kiasi cha arifa, mzunguko wa ujumbe unaoingia wakati wa saa za kazi, na kiwango cha ubadilishaji wa muktadha kati ya kazi vyote vinaweza kukadiriwa kutoka zana za ushirikiano zilizopo. Tumia data hii kwa jumla, katika kiwango cha timu, kwa kufuata kanuni ileile kama data ya shughuli (mada ya 3.4): kamwe si kama utaratibu wa upelelezi wa mtu binafsi, daima kama ishara ya kiwango cha timu kuhusu kama mzigo wa uratibu wa shirika umekua kupita kinacholinda umakini wa kweli.

Linda vipindi wazi vya muda wa kuzingatia kama kanuni ya timu au ya shirika

Uingiliaji wenye ufanisi zaidi ambao kipimo hiki kinaelekeza ni rahisi na wa gharama ndogo: teua vipindi mahususi, vilivyolindwa vya muda, kwa kawaida asubuhi au alasiri katika siku mahususi, ambapo mikutano haipangwi kwa chaguo-msingi. Hii inahitaji ushirikiano wa kishirika zaidi ya udhibiti wa timu moja, kwa kuwa mikutano mara nyingi hupangwa kuvuka mipaka ya timu, lakini inapotekelezwa kwa uthabiti, ni mojawapo ya uingiliaji wenye faida kubwa zaidi, gharama ndogo zaidi katika kitabu hiki kizima.

Linganisha data ya mtiririko na pengo la shughuli-utendaji

Timu inapoonyesha shughuli ya juu (mada ya 3.4) lakini utendaji tambarare au unaoshuka (mada ya 3.3), kagua data ya mtiririko na usumbufu kabla ya kudhani pengo linaakisi tatizo la uwezo wa mtu au timu. Ratiba iliyovunjika sana inaweza kuzalisha hasa mfumo huu: mwendo mwingi unaoonekana, kazi ngumu kweli iliyokamilika kidogo, kwa sababu kazi ngumu inahitaji hasa umakini endelevu ambao mgawanyiko unaharibu.

Heshimu tofauti za mtu binafsi badala ya kulazimisha ratiba moja thabiti

Si kila mhandisi anahitaji, au anafanya kazi vyema na, mifumo ileile ya muda wa kuzingatia; baadhi kweli hufanya fikra yao bora zaidi katika milipuko mifupi, wengine wanahitaji vipindi virefu, visivyokatizwa. Tumia data ya kipimo hiki kuarifu kanuni na chaguo-msingi za kiwango cha timu, vipindi vilivyolindwa ambavyo ni vya kujiondoa badala ya kulazimishwa, badala ya ratiba moja inayotekelezwa inayodhani mahitaji sawa kwa kila mtu.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Hakuna ulinzi wa muda wa kuzingatia	Unyumbufu wa juu zaidi wa kupanga mikutano	Siku zilizovunjwa hupunguza uwezo wa kazi ngumu kweli
Vipindi vya kuzingatia vilivyolindwa vya kiwango cha timu	Gharama ndogo, faida kubwa, inatetea kazi ya kina moja kwa moja	Inahitaji ushirikiano wa uratibu zaidi ya timu moja
Vipindi visivyo na mikutano vya shirika zima	Ulinzi imara zaidi, mgumu zaidi kumomonyoa	Inahitaji kujitolea kwa shirika pana na inaweza kuhisi ngumu kwa majukumu yanayohitaji uratibu zaidi
Kupanga muda wa kuzingatia kwa kujiunga kwa mtu binafsi	Inaheshimu tofauti za mtu binafsi katika mtindo wa kazi	Ulinzi dhaifu wa chaguo-msingi; rahisi kumomonyoa chini ya shinikizo la ratiba

Mvutano wa kati ni hitaji la uratibu dhidi ya ulinzi wa umakini. Mashirika makubwa yanahitaji mikutano na uratibu wa kuvuka timu kufanya kazi kweli, na hitaji hilo linavuta moja kwa moja dhidi ya muda usiokatizwa ambao kazi ya kina ya uhandisi inahitaji. Litatue si kwa kuondoa uratibu bali kwa kufanya muda wa kuzingatia kuwa chaguo-msingi wazi, lililolindwa badala ya muda wowote unaobaki baada ya kila ombi la mkutano kukubaliwa, ukichukulia ulinzi wa umakini kama rasilimali ya kutetea kwa makusudi badala ya mabaki.

Maswali ya kujadili na timu yako

Mhandisi wa kawaida kwenye timu yetu ana vipindi vingapi visivyokatizwa vya masaa mawili kwa wiki kweli, vilivyopimwa kutoka data halisi ya kalenda? Timu nyingi hazijawahi kukagua hili moja kwa moja, na jibu, likipimwa, kwa kawaida ni la chini kuliko yeyote angekisia kutoka hisia pekee.
Je, tumewahi kuona pengo kati ya shughuli na utendaji ambalo data ya mtiririko inaweza kueleza? Tazama kipindi ambapo timu ilionekana kuwa na shughuli lakini ilitoa pungufu kwa kazi ngumu kweli, na ukague kama mzigo wa mikutano au mgawanyiko ungeweza kuelezea pengo hilo.
Ingechukua nini kuanzisha kipindi cha kuzingatia kilicholindwa, kisicho na mikutano kwa timu yetu, na nini kinasimama njiani leo? Taja kikwazo mahususi, mazoea ya kupanga ya kuvuka timu, matarajio ya uongozi ya upatikanaji wa kudumu, na mjadili kama kweli ni thabiti kama kinavyohisi.
Je, tunaheshimu tofauti za mtu binafsi katika mahitaji ya kuzingatia, au ratiba yetu ya sasa inadhania kila mtu anafanya kazi kwa njia ileile? Wauliza wanachama wa timu moja kwa moja wanapendelea kupanga kazi ya kuzingatia vipi kweli, badala ya kudhani mfumo mmoja kwa wote.
Mzigo wetu wa mikutano umebadilikaje katika mwaka uliopita, na je, yeyote aliona mwelekeo kabla ya mjadala huu? Mgawanyiko mara nyingi huingia polepole, mkutano mmoja unaorudiwa unaoonekana wa busara kwa wakati mmoja, na mara chache ni matokeo ya uamuzi mmoja wa makusudi.
Tungelinda alasiri mbili kamili kwa wiki kwa kazi ya kina shirika zima, tungelazimika kusema hapana kwa nini, na je, ingefaa? Swali hili thabiti la mabadilishano linalazimisha mvutano wa uratibu-dhidi-ya-umakini kuwa wazi badala ya kuuacha kama matamanio yasiyo wazi.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Mzigo wa mikutano kwa kawaida ni mdogo kwa asili na timu ndogo, na hatari badala yake ni ubadilishaji wa muktadha unaoendeshwa na kuvaa kofia nyingi kwa wakati mmoja badala ya mikutano iliyopangwa hasa. Linda muda wa kuzingatia kwa makusudi hata kwa ukubwa mdogo, kwa kuwa tabia ni rahisi kuianzisha mapema kuliko kuiongeza baadaye.

Biashara ndogo. Kanuni rahisi, isiyo rasmi, hakuna mikutano ya ndani kabla ya adhuhuri, kwa mfano, inaweza kunasa sehemu kubwa ya faida ya kipimo hiki bila kuhitaji zana za uchanganuzi wa kalenda. Nidhamu ni muhimu kuliko kipimo kwa ukubwa huu.

Biashara kubwa. Mzigo wa mikutano na mzigo wa uratibu wa kuvuka timu hupanuka vibaya hapa, na mgawanyiko mara nyingi huingia kupitia mikutano mingi ya kurudiwa inayoonekana ya busara kivyake ambayo hakuna aliyeitazama kwa jumla. Pima upatikanaji wa muda wa kuzingatia moja kwa moja kwa kutumia data ya kalenda kuvuka shirika, na uchukulie vipindi vya kuzingatia vilivyolindwa kama sera ya shirika zima, si chaguo la timu kwa timu linalobatilishwa na mazoea ya kupanga ya kuvuka timu.

Serikali. Mahitaji mazito ya utawala na uratibu ya kawaida katika mashirika ya sekta ya umma yanafanya kipimo hiki kuwa muhimu hasa kulinda kwa makusudi, kwa kuwa mvuto wa asili kuelekea mchakato zaidi na mikutano zaidi ya mapitio ni mkali. Fafanua ulinzi wa muda wa kuzingatia waziwazi kama uwekezaji wa tija unapotoa hoja kwa wadau ambao wanaweza kuona kupunguza mikutano kama kupunguza usimamizi badala ya kulinda uwezo halisi wa uhandisi.

Mifano

Biashara kubwa. Uongozi wa uhandisi wa kampuni ya teknolojia ya fedha uliona pengo la kudumu kati ya shughuli ya michango na uwezo wa timu wa kusafirisha vipengele changamano kwa ratiba. Uchambuzi wa kalenda uligundua mhandisi wa wastani wa kati alikuwa na chini ya masaa matatu ya vipindi visivyokatizwa vya masaa mawili kwa wiki, vilivyovunjwa kuvuka ratiba ya mikutano ya hali ya kurudiwa, mingi iliyoongezwa polepole kwa miaka miwili bila uamuzi mmoja wa kuongeza mzigo mkubwa hivyo wa mikutano. Kampuni ilianzisha alasiri mbili za lazima, za shirika zima zisizo na mikutano kwa wiki, na utafiti wa ufuatiliaji na mapitio ya kipimo cha utoaji miezi sita baadaye ulionyesha alama zilizoboreshwa za kuridhika na kupungua kunakopimika kwa muda wa mzunguko (mada ya 2.6) kwa vipengele changamano vya siku nyingi hasa.

Serikali. Timu ya uhandisi ya wakala wa shirikisho, ikifanya kazi chini ya mahitaji mazito ya utawala, iligundua wahandisi walikuwa wakitumia karibu asilimia 40 ya saa zao za kazi katika mikutano ya hali na mapitio ya uzingatiaji, kwa msingi wa ukaguzi wa kalenda uliofanywa baada ya wahandisi kadhaa kuibua wasiwasi katika mahojiano ya kuondoka. Badala ya kuondoa mahitaji ya utawala, ambayo yalitumikia madhumuni halisi ya usimamizi, timu iliunganisha mikutano ya hali ya kurudiwa kuwa mapitio moja ya kila wiki na kuhamisha ukaguzi wa kawaida wa uzingatiaji kwenda mapitio ya nyaraka yasiyo ya wakati mmoja badala ya mikutano ya moja kwa moja, ikipunguza mzigo wa mikutano karibu kwa nusu huku ikihifadhi kazi ya msingi ya usimamizi, na data ya utafiti iliyofuata ilionyesha uboreshaji wa maana katika muda wa kuzingatia ulioripotiwa.

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Faida ya kulinda muda wa kuzingatia haiendani na gharama yake: mfano wa teknolojia ya fedha hapo juu unaonyesha uboreshaji unaopimika wa utoaji kutoka badiliko lisilogharimu chochote zaidi ya nidhamu ya kupanga, alasiri mbili zisizo na mikutano kwa wiki. Kwa sababu kazi ya kina, changamano inategemea hasa umakini endelevu, usiokatizwa, hata ongezeko dogo la upatikanaji halisi wa muda wa kuzingatia linaweza kuzalisha uboreshaji mkubwa katika uwezo wa shirika wa kazi yake ngumu zaidi, yenye thamani ya juu zaidi.

Jumla ya gharama ya umiliki karibu kabisa ni nidhamu ya kishirika badala ya uwekezaji wa zana: data ya kalenda kwa kawaida tayari inapatikana, na uingiliaji wenyewe, kulinda vipindi mahususi, haugharimu chochote kutekeleza zaidi ya utayari wa kusema hapana kupanga mikutano wakati wake. Gharama kuu endelevu ni kutetea muda uliolindwa dhidi ya kumomonyoka polepole mahitaji mapya ya uratibu yanapojitokeza bila shaka.

Mifumo mibaya na mitego

Kuchukulia siku zilizovunjwa kama gharama isiyoepukika ya ukubwa: inajumlika polepole na mara chache ni matokeo ya uamuzi mmoja wa makusudi, jambo linalofanya iwe rahisi kuiacha bila kushughulikiwa.
Kuchanganya shughuli ya juu na utendaji wa juu bila kukagua data ya mtiririko: ratiba iliyovunjika inaweza kuzalisha hasa mfumo huu wa kupotosha.
Kulazimisha ratiba moja thabiti ya muda wa kuzingatia kwa kila mtu: inapuuza tofauti halisi za mtu binafsi katika jinsi watu wanavyofanya kazi vyema zaidi.
Kutumia data ya usumbufu au arifa kama upelelezi wa mtu binafsi: inarudia hasa hatari ya matumizi mabaya ambayo mada ya 3.4 inaonya dhidi yake kwa data ya shughuli.
Kuruhusu muda wa kuzingatia uliolindwa kumomonyoka polepole kupitia ubaguzi: hatari ileile ya kumomonyoka ambayo mada ya 2.5 inaonya kuhusu vikomo vya WIP, ikitumika kwa ulinzi wa muda wa kuzingatia.
Kuongeza mahitaji ya utawala au uratibu bila kupima gharama yao ya jumla ya mzigo wa mikutano: mgawanyiko huingia nyongeza moja inayoonekana ya busara kwa wakati mmoja.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1, Kuanzisha: Muda wa kuzingatia na gharama ya usumbufu havipimwi wala kulindwa; mzigo wa mikutano unakua bila yeyote kufuatilia athari yake ya jumla.
Ngazi ya 2, Kuendeleza: Ufahamu fulani wa mgawanyiko upo bila rasmi, lakini hakuna data ya kalenda inayochambuliwa wala muda uliolindwa ulioanzishwa rasmi.
Ngazi ya 3, Kusawazisha: Upatikanaji wa muda wa kuzingatia unapimwa kutoka data ya kalenda, na vipindi vilivyolindwa, visivyo na mikutano vimeanzishwa kama kanuni ya timu au ya shirika.
Ngazi ya 4, Kusimamia: Data ya mtiririko inalinganishwa kikamilifu na mapengo ya shughuli-utendaji kutambua utendaji pungufu unaoendeshwa na mgawanyiko, na muda uliolindwa unafuatiliwa kwa kumomonyoka.
Ngazi ya 5, Kuratibu: Shirika linachukulia ulinzi wa muda wa kuzingatia kama uwekezaji wa tija wa daraja la kwanza, linaweza kuonyesha maboresho mahususi ya utoaji na kuridhika yaliyofuatiliwa kwake, na linautetea mapema dhidi ya shinikizo la polepole, la nyongeza ambalo vinginevyo lingeumomonyoa.

Mawazo ya kujadili

Kila mmoja wetu alikuwa na masaa mangapi yasiyokatizwa kweli wiki iliyopita?
Je, mzigo wetu wa mikutano umekua polepole bila yeyote kuamua hivyo kwa makusudi?
Wapi pengo la hivi karibuni la shughuli-utendaji linaweza kuwa tatizo la mtiririko kwa kweli?
Mkutano mmoja wa kurudiwa tungeukata kwanza ikiwa tungeombwa kupunguza mgawanyiko ni upi?
Alasiri mbili zilizolindwa, zisizo na mikutano kwa wiki zingetugharimu nini kuanzisha kweli?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Ufanisi na mtiririko unapima kutokuwepo kwa msuguano na uwezo wa kudumisha kazi isiyokatizwa, ya kuzingatia, ambayo uhandisi wa programu unaitegemea isivyo kawaida.
Ubadilishaji wa muktadha una gharama halisi, inayopimika, mara nyingi dakika nyingi kuzingatia tena, si sekunde.
Pima upatikanaji wa muda wa kuzingatia moja kwa moja kutoka data ya kalenda; matokeo kwa kawaida yanamshangaza uongozi.
Kipimo hiki mara nyingi kinaeleza pengo kati ya shughuli na utendaji ambalo vinginevyo lingetambuliwa vibaya.
Vipindi vya muda wa kuzingatia vilivyolindwa ni uingiliaji wa gharama ndogo, faida kubwa, lakini vinahitaji utetezi wa makusudi dhidi ya kumomonyoka polepole.

Marejeo na usomaji zaidi

Forsgren, Nicole, Margaret-Anne Storey, Chandra Maddila, Thomas Zimmermann, Brian Houck, and Jenna Butler, “The SPACE of Developer Productivity,” ACM Queue (2021).
Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, na Cal Newport (gharama ya ubadilishaji wa muktadha na thamani ya muda wa kuzingatia uliolindwa).
Peopleware: Productive Projects and Teams, na Tom DeMarco na Timothy Lister (gharama ya usumbufu na usanifu wa mazingira yanayolinda umakini).
Mark, Gloria, Daniela Gudith, and Ulrich Klocke, “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” (2008): utafiti wa kimajaribio kuhusu muda wa kupona kutokana na usumbufu.