1.4 Utawala na umiliki wa vipimo

Muhtasari na msukumo

Kipimo kisicho na mmiliki ni mabishano ya kudumu yanayosubiri kutokea. Timu mbili zinakokotoa “watumiaji hai” tofauti na kutumia mkutano kupatanisha namba badala ya kusimamia mwelekeo; kigae cha dashibodi ambacho hakuna anayekitunza kinachakaa kimyakimya kwa miezi kabla yeyote hajaona; kipimo kilichojengwa awali kwa uchunguzi wa timu moja kinapokelewa na timu nyingine kwa madhumuni ambayo fasili yake ya asili haikubuniwa kuunga mkono. Hakuna kati ya haya ni tatizo la kipimo kwa maana ya kitakwimu. Ni tatizo la utawala, na linatatulika kwa nidhamu ileile ambayo mashirika tayari yanaitumia kwa msimbo: umiliki wazi, chanzo cha ukweli kilichoandikwa, na mchakato wa mapitio.

Utawala si urasimu kwa ajili yake yenyewe. Ndio unaofanya programu ya vipimo inusurike kukutana na ukubwa wa shirika. Timu moja inaweza kuweka fasili za vipimo vyake kwenye kichwa cha mtu na kusahihisha kupotoka kupitia mazungumzo ya kila siku. Shirika lenye makumi ya timu, kila moja ikizalisha na kutumia vipimo, haliwezi. Bila utawala, fasili hupotoka kimyakimya, vipimo huongezeka bila yeyote kuvipogoa, na wakati uongozi unapoona ripoti mbili zinatofautiana, gharama ya kuzipatanisha tayari imelipwa mara nyingi katika mikutano iliyopotea na uaminifu uliomomonyoka.

Kwa mashirika ya biashara kubwa na ya serikali, utawala hubeba uzito wa ziada kwa sababu vipimo vinazidi kulisha maamuzi yenye matokeo halisi, ugawaji wa bajeti, kuripoti utendaji wa umma, mikataba ya wauzaji, ambayo inadumu kuliko mtu yeyote aliyejenga dashibodi ya awali. Hati ya vipimo inayonusurika mabadiliko ya wafanyakazi, ambayo mwanachama mpya yeyote wa timu anaweza kuisoma na kuielewa, ndiyo inayofanya namba za shirika ziendelee kumaanisha kitu kilekile miaka mitano ijayo kama zinavyomaanisha leo.

Kanuni kuu

Kila kipimo kina mmiliki mmoja hasa. Umiliki wa pamoja ni kutokuwa na umiliki; kila mtu anapomiliki fasili, hakuna anayeitunza.
Kipimo kina chanzo kimoja cha ukweli. Mifumo miwili inayokokotoa kipimo kilekile kwa njia tofauti ni kushindwa kwa utawala kunakosubiri kujitokeza.
Utawala umeandikwa, si maarifa ya kikabila. Hati ya vipimo inayoishi kwenye kumbukumbu ya mtu tu haitanusurika kuondoka kwake.
Kustaafisha ni muhimu kama kupokea. Programu yenye afya ya vipimo hupogoa kwa makusudi kama inavyokua.
Utawala unapanuka na matokeo, si na idadi ya vipimo. Kipimo kinacholisha ripoti ya umma kinahitaji utawala mzito zaidi kuliko kile ambacho timu moja inakitumia kutatua sprint yake yenyewe.

Mapendekezo

Andika hati ya vipimo kwa kila seti ya vipimo inayovuka mpaka wa timu

Hati ya vipimo ni hati fupi, hai inayoeleza madhumuni ya seti ya vipimo, yasiyo malengo yake waziwazi (tofauti ya uchunguzi-dhidi-ya-tathmini ya mada ya 1.1 inaingia hapa), mmiliki na chanzo cha ukweli cha kila kipimo, na mdundo wa mapitio. Iweke kwenye ukurasa mmoja. Faili ya docs/examples/metrics-charter-example.md katika hazina mwenzi ya kitabu hiki inaonyesha umbo lake. Hati fupi hivi inasomwa; hati inayosambaa kuwa waraka wa sera haisomwi.

Mpe kila kipimo mmiliki aliyetajwa jina, si timu

“Timu ya jukwaa inamiliki kipimo hiki” hutawanya uwajibikaji hadi hakuna anayekitunza kweli. Taja mtu au jukumu mahususi linalowajibika. Mmiliki huyo anawajibika kwa fasili ya kipimo kubaki sahihi, upimaji wake kubaki wenye afya, na kujibu swali “kwa nini namba hii inaonekana si sahihi” litakapojitokeza bila shaka. Umiliki unaweza na unapaswa kuzunguka watu wanapobadilisha majukumu, lakini hati inapaswa daima kutaja mmiliki wa sasa, kamwe isiache sehemu hiyo wazi.

Weka chanzo kimoja cha ukweli kwa kila kipimo na ukataze ukokotoaji sambamba

Mifumo miwili inapokokotoa kipimo kilichopewa jina lilelile kwa njia tofauti, kwa mfano timu moja ikihesabu “watumiaji hai” kwa kuingia na nyingine kwa miito ya API, kutokubaliana kunakotokea kunagharimu zaidi sana katika mikutano ya kupatanisha kuliko kungegharimu kukubaliana kuhusu chanzo kimoja cha ukweli mapema. Taja mfumo wenye mamlaka kwa kila kipimo kwenye hati, na uchukulie ukokotoaji mwingine wowote wa kipimo kilekile kama hitilafu ya kurekebisha au kipimo cha jina tofauti cha kubadilisha jina.

Jenga mapitio ya kustaafisha kwenye mdundo wa utawala

Programu ya vipimo inayoongeza vipimo tu hukusanya msongamano wa dashibodi ambao hakuna anayeweza kuutendea (mada ya 1.1). Kwenye kila mapitio ya utawala, pamoja na kupendekeza vipimo vipya, uliza ni vipi kati ya vilivyopo havijaarifu uamuzi katika mizunguko miwili ya mwisho na ni wagombea wa kustaafishwa. Kustaafisha si kushindwa; ni nidhamu ileile ambayo msingi wenye afya wa msimbo unaitumia kwa msimbo uliokufa.

Panua ukali wa utawala kwa matokeo, si kwa kiasi

Si kila kipimo kinahitaji mchakato uleule. Kipimo ambacho timu moja inakibuni kutatua sprint yake yenyewe kinahitaji karibu hakuna utawala zaidi ya timu kujua kinamaanisha nini. Kipimo kinacholisha kadi ya alama ya mtendaji, ripoti ya utendaji ya umma, au fidia ya mtu binafsi kinahitaji fasili iliyoandikwa, mmiliki aliyetajwa, njia ya ukaguzi, na idhini kabla hakijaanza kutumika. Linganisha uzito wa mchakato wako na matokeo ya kipimo kuwa kibaya, si na idadi ya vipimo vilivyopo.

Mabadilishano: faida na hasara

Mbinu	Faida	Hasara
Hakuna utawala rasmi	Haraka, mzigo mdogo kwa timu ndogo	Fasili hupotoka; umiliki unatawanyika; dashibodi zinaenea bila kudhibitiwa
Hati nyepesi kwa kila seti ya vipimo	Nafuu, inasomeka, inapanuka na shirika	Inahitaji nidhamu kuisasisha; inaweza kurukwa chini ya shinikizo la tarehe ya mwisho
Bodi nzito ya kati ya utawala wa vipimo	Uthabiti imara, njia imara ya ukaguzi	Polepole kuidhinisha vipimo vipya; inaweza kuwa kizuizi ambacho timu huzunguka
Utawala uliopanuliwa kwa matokeo	Unalinganisha juhudi na hatari halisi	Unahitaji busara kuainisha matokeo ipasavyo; unaweza kuchezewa kwa kudharau dau

Mvutano wa kati ni uthabiti dhidi ya kasi. Utawala mzito wa kati huzalisha vipimo vya kuaminika, thabiti lakini hupunguza kasi ya timu hasa inapotaka kupima kitu haraka kujibu swali la dharura. Litatue mvutano kwa kupanua uzito wa utawala kwa matokeo: acha timu zipime kwa uhuru kwa matumizi yao ya uchunguzi, na udai nidhamu kamili ya hati, umiliki, na idhini tu pale kipimo kinapovuka mpaka wa timu au kulisha matumizi ya tathmini au ya umma.

Maswali ya kujadili na timu yako

Je, kila kipimo kinachovuka mpaka wa timu kina mmiliki aliyetajwa jina, na je, mmiliki huyo angejitambua kuwa anawajibika akiulizwa leo? “Timu ya jukwaa inamiliki” si jibu; mtu mahususi au jukumu ndilo jibu. Kagua vipimo vyenu vya kuvuka timu na ukague kama mmiliki aliyetajwa, ikiwa yupo kabisa, anajua kweli anabeba wajibu huo.
Wapi kwa sasa tunakokotoa kipimo kilichopewa jina lilelile kwa njia mbili tofauti, na tumetumia muda kiasi gani kupatanisha kutokubaliana? Hii ni mojawapo ya kushindwa kwa utawala kwa gharama kubwa na kwa kawaida zaidi katika mashirika makubwa, na kunazuilika kabisa kwa chanzo kimoja cha ukweli kilichoandikwa. Leta mfano halisi ikiwa mnao na ufuatilie gharama yake.
Lini mwisho tulistaafisha kipimo, na ni nini kilichochochea uamuzi huo? Shirika linaloweza kueleza tu jinsi linavyoongeza vipimo, kamwe jinsi linavyoviondoa, linakusanya deni la dashibodi. Usipoweza kukumbuka kustaafisha, kutokuwepo huko ndiko jibu la swali hili lenyewe.
Je, mchakato wetu wa utawala unalingana na matokeo, au kila kipimo kinapitia uzito uleule wa mapitio bila kujali dau? Utawala mzito kupita kiasi kwenye kipimo cha timu cha dau dogo hupunguza kazi bila faida ya usalama; utawala mwepesi kupita kiasi kwenye kipimo kinacholisha ripoti ya umma au uamuzi wa fidia ni hatari halisi. Chora vipimo vyenu vya sasa kwa matokeo na ukague uzito wa mchakato dhidi yake kwa uaminifu.
Nini kinatokea kwa umiliki wa kipimo mtu aliyekijenga anapobadilisha jukumu au kuondoka? Hati ya vipimo inayoishi kwenye kichwa cha mtu mmoja tu hupotea naye. Jaribu hili kwa kuchagua kipimo na kuuliza kama mwajiriwa mpya angeweza, kwa nyaraka zilizoandikwa pekee, kuelewa fasili yake, chanzo cha ukweli, na madhumuni.
Tungejuaje ikiwa fasili ya kipimo ilibadilika kimyakimya? Badiliko la jinsi namba inavyokokotolewa, bila badiliko la jina lake au dokezo kwenye historia yake, karibu halionekani hadi mtu alinganishe data ya zamani na mpya na kupata kuvunjika kwa mwendelezo ambako hawezi kueleza. Jadilini kama vipimo vyenu vinabeba aina yoyote ya kumbukumbu ya mabadiliko leo.

Mtazamo wa sekta

Kampuni changa. Utawala rasmi kwa kawaida ni mzigo kupita kiasi kwa timu ya watu watano ambapo kila mtu tayari anajua kila namba inamaanisha nini. Nidhamu moja inayostahili kupokelewa mapema hata hivyo ni kutaja mmiliki mmoja kwa kila kipimo kwa maandishi, kwa sababu inagharimu karibu hakuna na inazuia mkanganyiko waajiriwa wa kwanza wachache wanapojiunga na kuanza kuuliza namba inamaanisha nini.

Biashara ndogo. Utawala hapa kwa kiasi kikubwa unamaanisha kuchagua, na kushikamana na, zana moja kama chanzo cha ukweli kwa kila kipimo badala ya kuruhusu lahajedwali na dashibodi iliyojengwa ndani ya jukwaa zitofautiane kimyakimya. Andika hati kama waraka mmoja wa pamoja, hata usio rasmi, ili mwajiriwa mpya aweze kujua namba inamaanisha nini bila kuuliza kote.

Biashara kubwa. Hapa ndipo utawala unapojilipa. Sawazisha fasili kuvuka vitengo vya biashara, dai hati kwa chochote kinacholisha kadi ya alama ya mtendaji, na ujenge mapitio ya kustaafisha kwenye mdundo wa utawala unaojirudia, kwa sababu msongamano wa dashibodi kwa ukubwa huu unakuwa ghali haraka, kwa gharama ya matengenezo na kwa kupoteza uaminifu mgawanyo miwili inaporipoti namba zinazopingana kwa kitu kilekile.

Serikali. Utawala hapa mara nyingi una kipengele cha kisheria au cha ukaguzi: vipimo vya utendaji vilivyochapishwa vinaweza kuhitaji kukidhi mahitaji ya kuripoti ya kisheria, na badiliko la fasili linaweza kuwa na matokeo halisi ya kisiasa. Andika mbinu hadharani, gandisha fasili kuvuka vipindi vya kuripoti isipokuwa badiliko lenyewe limehalalishwa hadharani, na uchukulie ukaguzi huru wa fasili ya kipimo, si thamani yake ya sasa tu, kama mazoea ya kudumu ya utawala.

Mifano

Biashara kubwa. Kampuni ya kimataifa ya programu iligundua, wakati wa ujumuishaji baada ya ununuzi, kwamba vitengo vyake viwili vikubwa vya biashara vilifafanua “mzunguko wa usambazaji” tofauti: kimoja kilihesabu kila msukumo kwenye mazingira ya majaribio, kingine kilihesabu matoleo ya uzalishaji tu. Uongozi ulikuwa ukilinganisha utendaji wa utoaji wa vitengo hivyo viwili kwa zaidi ya mwaka kwa kutumia namba zisizoweza kulinganishwa kweli. Suluhisho lilikuwa bodi ya utawala wa vipimo ya kampuni nzima iliyochapisha faharasa moja ya fasili za vipimo (inayoakisiwa katika mada ya 9.2 ya kitabu hiki), ikadai kila timu ithibitishe uzingatiaji, na kustaafisha fasili za ndani zenye utata ndani ya robo moja.

Serikali. Ofisi ya kitaifa ya takwimu inayowajibika kuchapisha dashibodi ya utendaji ya huduma za kidijitali iligundua kwamba badiliko la jinsi “imetatuliwa ndani ya SLA” inavyokokotolewa, lililofanywa kimyakimya na timu ya uhandisi iliyokuwa ikirekebisha kile walichoona kama hitilafu, lilikuwa limehamisha namba kuu ya uzingatiaji kwa pointi kadhaa za asilimia bila nyaraka yoyote ya umma ya badiliko hilo. Ofisi ilianzisha mchakato rasmi wa udhibiti wa mabadiliko kwa fasili yoyote ya kipimo inayolisha ripoti ya umma: mabadiliko yanayopendekezwa yanahitaji hoja iliyoandikwa, ulinganisho wa kabla-na-baada uliochapishwa pamoja na badiliko, na idhini kutoka kwa afisa anayewajibika aliyetajwa jina, kuziba pengo lililoruhusu badiliko la awali lipite bila kuonekana.

Kesi ya biashara: sababu, ROI, na TCO

Faida ya utawala ni gharama ya upatanisho iliyoepukwa. Kila saa inayotumika katika mkutano ambapo timu mbili zinabishana namba ya nani ni sahihi ni saa ambayo utawala wenye nidhamu, chanzo kimoja cha ukweli, mmiliki aliyetajwa jina, ungeizuia kabisa. Kwa ukubwa wa biashara kubwa, gharama hii inajumlika kuvuka makumi ya timu na inaweza kutumia sehemu kubwa kweli ya umakini wa uongozi kwa tatizo ambalo hati ya ukurasa mmoja kwa kila seti ya vipimo ingeliepuka.

Jumla ya gharama ya umiliki ya mazoea mepesi ya utawala, hati, mmiliki aliyetajwa jina, mapitio ya mara kwa mara, ni ndogo na kwa kiasi kikubwa ya awali. Mbadala, kugundua mwaka mmoja ndani ya mpango mkuu kwamba namba ambazo uongozi umekuwa ukiziamini hazikuwahi kuweza kulinganishwa kweli, unagharimu zaidi sana, kwa uchambuzi uliopotea na kwa uharibifu wa uaminifu wa kusahihisha rekodi ya umma au ya ndani baada ya tukio.

Mifumo mibaya na mitego

Umiliki wa timu badala ya umiliki wa mtu aliyetajwa jina: hutawanya uwajibikaji hadi hakuna anayetunza fasili kweli.
Ukokotoaji sambamba wa kipimo kilekile cha jina: huhakikisha kutokubaliana hatimaye na upatanisho wa gharama kubwa.
Hati inayoishi kwenye kichwa cha mtu tu: hupotea papo hapo mtu huyo anapobadilisha jukumu.
Programu ya vipimo inayoongeza tu, kamwe kustaafisha: huzaa msongamano wa dashibodi ambao hakuna anayeweza kuutendea.
Uzito wa utawala sawa bila kujali matokeo: hupunguza kazi ya dau dogo huku ikilinda vibaya vipimo vya umma au vilivyofungwa na fidia vyenye dau kubwa.
Mabadiliko ya kimyakimya ya fasili: maana ya kipimo hubadilika bila kumbukumbu ya mabadiliko, na ulinganisho wa kihistoria unakuwa batili kimyakimya.

Kielelezo cha ukomavu

Ngazi ya 1, Kuanzisha: Vipimo havina wamiliki rasmi; fasili zinaishi kwenye kumbukumbu ya mtu binafsi na kupotoka kimyakimya kuvuka timu.
Ngazi ya 2, Kuendeleza: Baadhi ya timu zinaandika nyaraka zisizo rasmi kwa vipimo vyao wenyewe, lakini hakuna muundo wa hati wa pamoja wala uthabiti wa kuvuka timu.
Ngazi ya 3, Kusawazisha: Kila kipimo kinachovuka mpaka wa timu kina hati iliyoandikwa, mmiliki aliyetajwa jina, na chanzo kimoja kilichokubaliwa cha ukweli, kinachotekelezwa shirika zima.
Ngazi ya 4, Kusimamia: Mdundo wa utawala unaojirudia unapitia vipimo kwa uhusika unaoendelea, unastaafisha visivyojilipa tena, na unafuatilia mabadiliko ya fasili kwa historia inayoonekana.
Ngazi ya 5, Kuratibu: Utawala unalingana na matokeo, umeotomatishwa popote inapowezekana (orodha ya vipimo inayoashiria vipimo visivyoandikwa au visivyo na mmiliki), na shirika linaweza kuonyesha, kwa mahitaji, asili kamili ya namba yoyote iliyochapishwa.

Mawazo ya kujadili

Je, mwajiriwa mpya angeweza kujua, kutoka nyaraka pekee, vipimo vyetu vitatu muhimu zaidi vinamaanisha nini kweli?
Vipimo vyetu vipi mifumo miwili tofauti kwa sasa inakokotoa kwa njia tofauti?
Lini mwisho tulistaafisha kipimo, na tuliamuaje kufanya hivyo?
Je, mchakato wetu wa utawala ni mzito pale matokeo ni makubwa zaidi, au ni sawa kwa wote?
Nani anamiliki kipimo chetu chenye matokeo makubwa zaidi kinachomkabili umma, kwa jina?

Mambo muhimu ya kukumbuka

Kila kipimo kinahitaji mmiliki mmoja aliyetajwa jina, si timu, na chanzo kimoja cha ukweli, si ukokotoaji sambamba.
Andika hati fupi, hai ya vipimo kwa seti yoyote ya vipimo inayovuka mpaka wa timu, ikieleza madhumuni, yasiyo malengo, umiliki, na mdundo wa mapitio.
Kustaafisha ni nidhamu ya utawala muhimu kama kupokea; pogoa kwa makusudi.
Panua ukali wa utawala kwa matokeo, si idadi ya vipimo: mchakato mzito zaidi kwa vipimo vya umma, vya tathmini, au vilivyofungwa na fidia.
Fasili ya kipimo inaweza kupotoka kimyakimya; fuatilia mabadiliko kwa historia inayoonekana ili uaminifu katika namba unusurike mabadiliko ya wafanyakazi.

Marejeo na usomaji zaidi

Data Governance: How to Design, Deploy, and Sustain an Effective Data Governance Program, na John Ladley (miundo ya utawala inayotumika kwa programu za vipimo).
Measuring and Managing Performance in Organizations, na Robert D. Austin (kutofanya kazi vizuri kwa kishirika kuhusu umiliki na matumizi ya vipimo).
Key Performance Indicators, na David Parmenter (umiliki wa vipimo, nidhamu ya fasili, na mdundo wa mapitio).
Mwongozo wa U.S. Government Accountability Office (GAO) kuhusu kipimo cha utendaji na GPRA Modernization Act: utawala wa vipimo vya sekta ya umma na udhibiti wa mabadiliko.