3.6 Effeithlonrwydd a llif: gwaith dwfn ac ymyriadau

Trosolwg a chymhelliant

Mae Effeithlonrwydd a llif, dimensiwn olaf SPACE (pwnc 3.1), yn mesur absenoldeb ffrithiant a’r gallu i gynnal gwaith di-dor, canolbwyntiedig. Mae’r dimensiwn hwn yn eistedd ar y ffin rhwng metrigau llif cyflenwi Rhan 2 (mae effeithlonrwydd llif pwnc 2.5 yn mesur sut mae gwaith yn symud trwy system tîm) a rhywbeth mwy personol: profiad gwybyddol unigol gwaith peirianneg dwfn, canolbwyntiedig, a pha mor aml y mae’r profiad hwnnw’n cael ei ddarnio gan ymyriad. Mae peirianneg meddalwedd, yn fwy na’r rhan fwyaf o waith gwybodaeth, yn dibynnu ar ddal llawer o gyd-destun yn y cof gwaith ar unwaith, sy’n ei gwneud yn anarferol o agored i gost ymyriad.

Mae’r ymchwil ar y gost hon yn gyson ac yn sobreiddiol: nid yw ailffocysu ar ôl ymyriad i waith dwfn, cymhleth yn cymryd eiliadau, mae fel arfer yn cymryd sawl munud, weithiau’n nes at hanner awr, i ailadeiladu’n llawn y cof gwaith yr oedd peiriannydd yn ei ddal cyn i’r ymyriad ddigwydd. Gall peiriannydd y mae ei ddiwrnod wedi’i ddarnio’n flociau pymtheg munud gan gyfarfodydd, hysbysiadau, a newidiadau cyd-destun ddangos digon o weithgarwch (pwnc 3.4) tra’n cyflawni llawer llai o waith gwirioneddol anodd na fyddai’r un peiriannydd yn ei gyflawni gyda dwy awr ddiogel, ddi-dor. Mae’r dimensiwn hwn yn bodoli’n benodol i wneud y gost anweledig honno’n weladwy.

I dimau mawr, mae cost ymyriad yn cyfansymio’n strwythurol: mwy o gyfarfodydd, mwy o gostau uwchben cydlynu traws-dîm, mwy o sianeli Slack a hysbysiadau, mwy o wiriadau proses, pob un yn ymddangos yn rhesymol ar wahân ond gyda’i gilydd yn darnio’r diwrnod yn ddrwg. Mae sefydliadau menter a llywodraeth, gyda’u hanghenion llywodraethiant a chydlynu trymach, yn arbennig o dueddol i’r darniad hwn, ac mae’r dimensiwn hwn yn rhoi ffordd gonc i arweinyddiaeth ei fesur a gwarchod yn ei erbyn, yn hytrach na thrin “amser ffocws” fel dyhead diwylliannol amwys nad oes neb yn ei warchod mewn gwirionedd.

Egwyddorion allweddol

Mae gan newid cyd-destun gost wirioneddol, fesuradwy, nid dim ond un a deimlir. Mae ailffocysu ar ôl ymyriad fel arfer yn cymryd sawl munud, nid eiliadau.
Mae llwyth cyfarfod ac amlder ymyriad yn fesuradwy, nid dim ond yn anecdotaidd. Gall data calendr ac offeryno ddatgelu’r ddau’n uniongyrchol.
Mae amser diogel, di-dor yn adnodd prin y mae’n rhaid ei warchod yn fwriadol, nid un sy’n goroesi’n ddiofyn wrth i sefydliad dyfu.
Mae’r dimensiwn hwn yn aml yn egluro bwlch rhwng gweithgarwch a pherfformiad (pynciau 3.3 a 3.4): mae gweithgarwch uchel â pherfformiad isel weithiau’n olrhain yn ôl at ddiwrnodau darniedig, llwythog-o-ymyriadau.
Mae amrywiad unigol mewn anghenion ffocws yn wirioneddol, a dylai’r dimensiwn hwn lywio normau tîm, nid gorfodi amserlen anystwyth, unfath ar bawb.

Argymhellion

Mesurwch lwyth cyfarfod a darniad yn uniongyrchol o ddata calendr

Cyfrifwch nifer a hyd blociau di-dor o ddwy awr neu fwy sydd ar gael yn wythnos nodweddiadol peiriannydd, gan ddefnyddio data calendr. Mae’r rhif sengl hwn, a elwir weithiau’n amser ffocws neu amser gwneuthurwr, yn ddirprwy uniongyrchol, offerynadwy ar gyfer y dimensiwn hwn, ac mae’n gyffredin canfod bod gan beiriannydd amser- llawn enwol bron dim blociau o’r fath ar gael mewn wythnos nodweddiadol unwaith y cyfrifir cyfarfodydd i mewn, canfyddiad sydd fel arfer yn synnu arweinyddiaeth yn fwy na’r peirianwyr eu hunain.

Olrheiniwch amlder ymyriad o ddata offeryno lle bo ar gael

Gellir brasamcanu cyfaint hysbysiad, amlder neges sy’n dod i mewn yn ystod oriau gwaith, a chyfradd newid cyd-destun rhwng tasgau i gyd o offeryno cydweithio presennol. Defnyddiwch y data hwn yn gyfanredol, ar lefel y tîm, gan ddilyn yr un egwyddor â data gweithgarwch (pwnc 3.4): byth fel mecanwaith gwyliadwriaeth unigol, bob amser fel signal lefel- tîm am a yw costau uwchben cydlynu’r sefydliad wedi tyfu y tu hwnt i’r hyn sy’n gwarchod ffocws gwirioneddol.

Gwarchodwch flociau amser-ffocws penodol fel norm tîm neu sefydliadol

Yr ymyriad mwyaf effeithiol y mae’r dimensiwn hwn yn cyfeirio ato yw un syml, cost-isel: neilltuwch flociau amser penodol, diogel, bore neu brynhawn ar ddiwrnodau penodol yn gyffredin, lle na chaiff cyfarfodydd eu hamserlennu’n ddiofyn. Mae hyn angen cefnogaeth sefydliadol y tu hwnt i reolaeth un tîm, gan fod cyfarfodydd yn aml wedi’u hamserlennu ar draws ffiniau tîm, ond lle caiff ei weithredu’n gyson, dyma un o’r ymyriadau enillion-uchaf, cost-isaf yn y llyfr cyfan hwn.

Cydberthynwch ddata llif â’r bwlch gweithgarwch-perfformiad

Pan fydd tîm yn dangos gweithgarwch uchel (pwnc 3.4) ond perfformiad fflat neu ostyngol (pwnc 3.3), gwiriwch ddata llif ac ymyriad cyn tybio bod y bwlch yn adlewyrchu mater gallu unigol neu dîm. Gall amserlen ddarniedig iawn gynhyrchu union y patrwm hwn: digon o symudiad gweladwy, ychydig o waith gwirioneddol anodd wedi’i gwblhau, oherwydd bod gwaith anodd yn galw’n benodol am y ffocws parhaus y mae darniad yn ei ddinistrio.

Parchwch amrywiad unigol yn hytrach na gorfodi un amserlen anystwyth

Nid oes angen, na gweithio orau gyda, patrymau amser-ffocws unfath ar bob peiriannydd; mae rhai mewn gwirionedd yn meddwl orau mewn byrstiau byrrach, mae angen ymestyniadau hir, di-dor ar eraill. Defnyddiwch ddata’r dimensiwn hwn i lywio normau a diofynion lefel-tîm, blociau diogel sy’n optio-allan yn hytrach na gorfodol, yn hytrach nag un amserlen orfodedig sy’n tybio anghenion unfath ar draws pawb.

Cyfnewidiadau: manteision ac anfanteision

Dull	Manteision	Anfanteision
Dim gwarchodaeth amser-ffocws	Hyblygrwydd amserlennu mwyaf ar gyfer cyfarfodydd	Mae diwrnodau darniedig yn lleihau cynhwysedd ar gyfer gwaith gwirioneddol anodd
Blociau ffocws diogel lefel-tîm	Cost isel, enillion uchel, yn amddiffyn gwaith dwfn yn uniongyrchol	Angen cefnogaeth gydlynu y tu hwnt i un tîm
Cyfnodau di-gyfarfod ar draws y sefydliad	Y warchodaeth gryfaf, anoddaf ei herydu	Angen ymrwymiad sefydliadol eang a gall deimlo’n anystwyth ar gyfer rolau angen mwy o gydlynu
Amserlennu ffocws optio-i-mewn unigol	Yn parchu amrywiad unigol mewn arddull gwaith	Gwarchodaeth ddiofyn wannach; hawdd ei herydu o dan bwysau amserlennu

Y tensiwn canolog yw angen cydlynu yn erbyn gwarchodaeth ffocws. Mae angen gwirioneddol ar sefydliadau mawr am gyfarfodydd a chydlynu traws-dîm i weithredu, ac mae’r angen hwnnw’n tynnu’n uniongyrchol yn erbyn yr amser di-dor y mae gwaith peirianneg dwfn ei angen. Datryswch y tensiwn nid trwy ddileu cydlynu ond trwy wneud amser ffocws yn ddiofyn penodol, diogel yn hytrach na pha amser bynnag sy’n digwydd bod dros ben ar ôl darparu pob cais cyfarfod, gan drin gwarchodaeth ffocws fel adnodd i’w amddiffyn yn fwriadol yn hytrach na gweddill.

Cwestiynau i’w trafod gyda’ch tîm

Faint o flociau dwy awr di-dor sydd gan beiriannydd nodweddiadol ar ein tîm mewn gwirionedd mewn wythnos, wedi’u mesur o ddata calendr gwirioneddol? Nid yw’r rhan fwyaf o dimau erioed wedi gwirio hyn yn uniongyrchol, ac mae’r ateb, unwaith y’i mesurir, fel arfer yn is nag y byddai unrhyw un wedi’i ddyfalu o argraff yn unig.
A ydym erioed wedi gweld bwlch rhwng gweithgarwch a pherfformiad y gallai data llif ei egluro? Edrychwch ar gyfnod pan oedd tîm yn ymddangos yn brysur ond wedi tan-gyflenwi ar waith gwirioneddol anodd, a gwiriwch a allai llwyth cyfarfod neu ddarniad gyfrif am y bwlch.
Beth fyddai ei angen i sefydlu bloc ffocws diogel, di-gyfarfod ar gyfer ein tîm, a beth sy’n sefyll yn y ffordd heddiw? Enwch yr rhwystr penodol, arferion amserlennu traws-dîm, disgwyliad arweinyddiaeth o argaeledd cyson, a thrafodwch a yw mewn gwirionedd mor sefydlog ag y mae’n teimlo.
A ydym yn parchu amrywiad unigol mewn anghenion ffocws, neu a yw ein hamserlen gyfredol yn tybio bod pawb yn gweithio yr un ffordd? Gofynnwch i aelodau’r tîm yn uniongyrchol sut y maent yn wirioneddol yn ffafrio strwythuro gwaith canolbwyntiedig, yn hytrach na thybio patrwm un-maint-i-bawb.
Sut mae ein llwyth cyfarfod wedi newid dros y flwyddyn ddiwethaf, ac a wnaeth unrhyw un sylwi ar y duedd cyn y drafodaeth hon? Mae darniad yn aml yn ymgripian i mewn yn raddol, un cyfarfod rheolaidd sy’n ymddangos yn rhesymol ar y tro, ac yn anaml yn ganlyniad un penderfyniad bwriadol.
Petaem yn gwarchod dau brynhawn llawn yr wythnos ar gyfer gwaith dwfn ar draws y sefydliad, beth fyddai’n rhaid i ni ddweud na wrtho, ac a fyddai’n werth chweil? Mae’r cwestiwn cyfnewidiad concrid hwn yn gorfodi’r tensiwn cydlynu-yn-erbyn-ffocws i’r amlwg yn hytrach na’i adael fel dyhead haniaethol.

Golwg sector

Cwmni newydd. Mae llwyth cyfarfod fel arfer yn isel yn naturiol gyda thîm bach, a’r risg yn lle hynny yw newid cyd-destun wedi’i yrru gan wisgo llawer o hetiau ar yr un pryd yn hytrach na chan gyfarfodydd wedi’u hamserlennu’n benodol. Gwarchodwch amser ffocws yn fwriadol hyd yn oed ar raddfa fach, gan ei bod yn haws sefydlu’r arferiad yn gynnar na’i ôl-osod yn ddiweddarach.

Busnes bach. Gall norm syml, anffurfiol, dim cyfarfodydd mewnol cyn canol dydd, er enghraifft, ddal y rhan fwyaf o fudd y dimensiwn hwn heb angen offeryno dadansoddeg-calendr. Mae’r ddisgyblaeth yn bwysicach na’r mesuriad ar y raddfa hon.

Menter. Mae llwyth cyfarfod a chostau uwchben cydlynu traws-dîm yn graddio’n wael yma, ac mae darniad yn aml yn ymgripian i mewn trwy lawer o gyfarfodydd rheolaidd sy’n rhesymol ar wahân nad oes neb wedi edrych arnynt yn gyfanredol. Mesurwch argaeledd amser-ffocws yn uniongyrchol gan ddefnyddio data calendr ar draws y sefydliad, a thriniwch flociau ffocws diogel fel polisi ar draws y sefydliad, nid opsiwn fesul-tîm sy’n cael ei drechu gan arferion amserlennu traws-dîm.

Llywodraeth. Mae gofynion llywodraethiant a chydlynu trwm sy’n gyffredin mewn sefydliadau sector cyhoeddus yn gwneud y dimensiwn hwn yn arbennig o bwysig i’w warchod yn fwriadol, gan fod y dynfa naturiol tuag at fwy o broses a mwy o gyfarfodydd adolygu’n gryf. Fframiwch warchodaeth amser-ffocws yn benodol fel buddsoddiad cynhyrchiant wrth wneud yr achos i randdeiliaid a allai weld lleihad cyfarfodydd fel lleihau goruchwyliaeth yn hytrach na gwarchod cynhwysedd peirianneg gwirioneddol.

Enghreifftiau

Menter. Sylwodd arweinyddiaeth peirianneg cwmni technoleg ariannol ar fwlch parhaus rhwng gweithgarwch ymrwymiad a gallu’r tîm i ryddhau nodweddion gwirioneddol gymhleth ar amserlen. Canfu dadansoddiad calendr fod gan y peiriannydd canolrifol lai na thair awr o flociau dwy awr di-dor ar gael yr wythnos, wedi’u darnio ar draws amserlen o gyfarfodydd statws rheolaidd, roedd llawer ohonynt wedi’u hychwanegu’n gynyddol dros ddwy flynedd heb un penderfyniad sengl i ychwanegu cymaint â hynny o gyfanswm llwyth cyfarfod. Sefydlodd y cwmni ddau brynhawn di-gyfarfod gorfodol, ar draws y sefydliad, yr wythnos, a dangosodd arolwg dilynol ac adolygiad metrig-cyflenwi chwe mis yn ddiweddarach sgoriau boddhad gwell a gostyngiad mesuradwy mewn amser cylch (pwnc 2.6) ar gyfer nodweddion cymhleth, aml-ddiwrnod yn benodol.

Llywodraeth. Canfu tîm peirianneg asiantaeth ffederal, yn gweithredu o dan ofynion llywodraethiant trwm, fod peirianwyr yn treulio bron 40% o’u horiau gwaith mewn cyfarfodydd statws a hadolygu-cydymffurfio, yn seiliedig ar archwiliad calendr a gynhaliwyd ar ôl i sawl peiriannydd godi pryderon mewn cyfweliadau ymadael. Yn hytrach na dileu’r gofynion llywodraethiant, a oedd yn gwasanaethu dibenion goruchwylio gwirioneddol, cyfunodd y tîm gyfarfodydd statws diangen yn un adolygiad wythnosol sengl a symudodd wiriadau cydymffurfio rheolaidd i adolygiad dogfennaeth anghydamserol yn lle cyfarfodydd byw, gan dorri llwyth cyfarfod bron yn ei hanner tra’n cadw’r swyddogaeth oruchwylio sylfaenol, a dangosodd data arolwg dilynol welliant ystyrlon mewn amser ffocws a adroddwyd.

Achos busnes: cymhellion, ROI, a TCO

Mae’r enillion ar warchod amser ffocws yn anghymesur â’i gost: mae’r enghraifft technoleg ariannol uchod yn dangos gwelliant cyflenwi mesuradwy o newid nad oedd yn costio dim y tu hwnt i ddisgyblaeth amserlennu, dau brynhawn di-gyfarfod yr wythnos. Oherwydd bod gwaith dwfn, cymhleth yn dibynnu’n benodol ar sylw parhaus, di-dor, gall hyd yn oed cynnydd cymedrol mewn argaeledd amser-ffocws gwirioneddol gynhyrchu gwelliant anghymesur o fawr yng nghynhwysedd’r sefydliad ar gyfer ei waith anoddaf, gwerth-uchaf.

Disgyblaeth sefydliadol bron yn gyfan gwbl, yn hytrach na buddsoddiad offer, yw cost cyfanswm perchnogaeth: mae data calendr fel arfer eisoes ar gael, ac nid yw’r ymyriad ei hun, gwarchod blociau penodol, yn costio dim i’w weithredu y tu hwnt i’r parodrwydd i ddweud na wrth amserlennu cyfarfodydd yn ystod y blociau hynny. Y brif gost barhaus yw amddiffyn yr amser gwarchodedig yn erbyn erydiad graddol wrth i anghenion cydlynu newydd godi’n anochel.

Gwrth-batrymau a risgiau

Trin diwrnodau darniedig fel cost anochel graddfa: mae’n cyfansymio’n raddol ac yn anaml yn ganlyniad un penderfyniad bwriadol, sy’n ei gwneud yn hawdd ei adael heb ei drin.
Drysu gweithgarwch uchel â pherfformiad uchel heb wirio data llif: gall amserlen ddarniedig gynhyrchu union y patrwm camarweiniol hwn.
Gorfodi un amserlen amser-ffocws anystwyth ar bawb: yn anwybyddu amrywiad unigol gwirioneddol mewn sut mae pobl yn gweithio orau.
Defnyddio data ymyriad neu hysbysiad fel gwyliadwriaeth unigol: yn ailadrodd union y risg camddefnydd y mae pwnc 3.4 yn rhybuddio yn ei erbyn ar gyfer data gweithgarwch.
Gadael i amser ffocws gwarchodedig erydu’n raddol trwy eithriadau: yr un risg erydiad y mae pwnc 2.5 yn rhybuddio amdano ar gyfer terfynau gwaith-ar-y-gweill, wedi’i gymhwyso i warchodaeth amser-ffocws.
Ychwanegu gofynion llywodraethiant neu gydlynu heb byth fesur eu cost llwyth-cyfarfod cronnus: mae darniad yn ymgripian i mewn un ychwanegiad sy’n ymddangos yn rhesymol ar y tro.

Model aeddfedrwydd

Lefel 1, Cychwyn: Ni fesurir na gwarchodir amser ffocws na chost ymyriad; mae llwyth cyfarfod yn tyfu heb i unrhyw un olrhain ei effaith gronnus.
Lefel 2, Datblygu: Mae rhywfaint o ymwybyddiaeth o ddarniad yn bodoli’n anffurfiol, ond ni ddadansoddir data calendr ac ni sefydlir amser gwarchodedig yn ffurfiol.
Lefel 3, Safoni: Mesurir argaeledd amser-ffocws o ddata calendr, a sefydlir blociau di-gyfarfod, diogel fel norm tîm neu sefydliadol.
Lefel 4, Rheoli: Cydberthynir data llif yn weithredol â bylchau gweithgarwch-perfformiad i ddiagnosio tandwylio wedi’i yrru gan ddarniad, a monitro amser gwarchodedig am erydiad.
Lefel 5, Cerddorfaru: Mae’r sefydliad yn trin gwarchodaeth amser- ffocws fel buddsoddiad cynhyrchiant dosbarth-cyntaf, gall bwyntio at welliannau cyflenwi a boddhad penodol wedi’u holrhain ato, ac yn ei amddiffyn yn rhagweithiol yn erbyn y pwysau graddol, cynyddrannol a fyddai fel arall yn ei erydu.

Syniadau ar gyfer trafodaeth

Faint o oriau gwirioneddol ddi-dor oedd gan bob un ohonom yr wythnos ddiwethaf?
A yw ein llwyth cyfarfod wedi tyfu’n raddol heb i unrhyw un benderfynu ar hynny’n fwriadol?
Ble gallai bwlch gweithgarwch-perfformiad diweddar mewn gwirionedd fod yn broblem llif?
Pa un cyfarfod rheolaidd fyddem yn ei dorri gyntaf petaem yn cael ein gofyn i leihau darniad?
Beth fyddai dau brynhawn diogel, di-gyfarfod yr wythnos mewn gwirionedd yn ei gostio i ni ei sefydlu?

Prif gasgliadau

Mae effeithlonrwydd a llif yn mesur absenoldeb ffrithiant a’r gallu i gynnal gwaith di-dor, canolbwyntiedig, y mae peirianneg meddalwedd yn dibynnu arno’n anarferol o drwm.
Mae gan newid cyd-destun gost wirioneddol, fesuradwy, yn aml sawl munud i ailffocysu, nid eiliadau.
Mesurwch argaeledd amser-ffocws yn uniongyrchol o ddata calendr; mae’r canlyniad fel arfer yn synnu arweinyddiaeth.
Mae’r dimensiwn hwn yn aml yn egluro bwlch rhwng gweithgarwch a pherfformiad a fyddai fel arall wedi’i gam-ddiagnosio.
Mae blociau amser-ffocws gwarchodedig yn ymyriad cost-isel, enillion-uchel, ond maent angen amddiffyniad bwriadol yn erbyn erydiad graddol.

Cyfeiriadau a darllen pellach

Forsgren, Nicole, Margaret-Anne Storey, Chandra Maddila, Thomas Zimmermann, Brian Houck, a Jenna Butler, “The SPACE of Developer Productivity,” ACM Queue (2021).
Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, gan Cal Newport (cost newid cyd-destun a gwerth amser ffocws gwarchodedig).
Peopleware: Productive Projects and Teams, gan Tom DeMarco a Timothy Lister (cost ymyriad a dylunio amgylcheddau sy’n gwarchod ffocws).
Mark, Gloria, Daniela Gudith, ac Ulrich Klocke, “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress” (2008): ymchwil empirig ar amser adfer ymyriad.