2.5 Effeithlonrwydd llif a gwaith ar y gweill

Trosolwg a chymhelliant

Effeithlonrwydd llif yw’r gymhareb rhwng amser gweithredol a chyfanswm amser ar gyfer darn o waith: os yw newid yn treulio deg awr yn cael ei godio, ei adolygu, a’i brofi’n weithredol, ond yn eistedd yn segur mewn ciwiau am naw deg awr o gyfanswm ar draws ei siwrnai gyfan, mae effeithlonrwydd llif yn 10%. Mae’r rhan fwyaf o biblinellau cyflenwi meddalwedd, wedi’u mesur yn onest, yn glanio yn rhywle rhwng 10% a 25% o effeithlonrwydd llif, sy’n synnu pobl sy’n disgwyl i ymdrech ddominyddu. Y gost ddominyddol yn y rhan fwyaf o systemau cyflenwi nid yw pa mor hir mae gwaith yn ei gymryd i’w wneud, ond pa mor hir mae gwaith yn aros i ddechrau.

Gwaith ar y gweill (WIP) yw’r cyfrif o eitemau y gweithir arnynt yn weithredol ar unrhyw adeg, ar draws tîm neu system, yr un maint y mae pwnc 2.4 yn ei alw’n “lwyth llif.” Y canfyddiad gwrth-reddfol y tu ôl i’r pwnc hwn, wedi’i gefnogi gan ddegawdau o ymchwil mewn rheolaeth gweithrediadau a’i ffurfioli ar gyfer cyflenwi meddalwedd trwy kanban a theori ciwio, yw bod cyfyngu WIP yn tueddu i gynyddu trwybwn, nid ei leihau, oherwydd mae llai o waith ar hediad ar unwaith yn golygu llai o gyfnewid cyd-destun, ciwiau byrrach, a chwblhau cyflymach fesul eitem, er ei fod yn teimlo fel petai gwneud llai o waith ar yr un pryd i fod i gynhyrchu llai o allbwn yn gyffredinol.

I dimau mawr, mae deall effeithlonrwydd llif yn ail-fframio bron pob problem cyflenwi o “mae angen i bobl weithio’n gyflymach” i “mae angen i waith aros llai.” Mae’r ail-fframio hwnnw’n bwysig oherwydd bod y fframiad cyntaf yn gwahodd pwysau ar unigolion, yn union y fagl y mae pwnc 2.6 yn rhybuddio yn ei herbyn, tra bo’r ail yn gwahodd ymchwiliad i mewn i strwythur ciwio, cynhwysedd adolygu, a faint o waith sy’n cael ei ddechrau ar yr un pryd, sef lle mae’r gwelliant gwirioneddol, cynaliadwy fel arfer yn byw. Mae sefydliadau menter sy’n jyglo llawer o fentrau cydredol ar draws timau a rennir yn arbennig o dueddol i WIP uchel ac effeithlonrwydd llif isel, oherwydd mae dechrau gwaith newydd bob amser yn edrych fel cynnydd hyd yn oed pan mae’n arafu’n dawel bopeth sydd eisoes ar hediad.

Egwyddorion allweddol

Amser aros, nid ymdrech weithredol, sy’n dominyddu’r rhan fwyaf o biblinellau cyflenwi. Mae effeithlonrwydd llif o dan 25% yn nodweddiadol, nid yn arwydd o dîm wedi torri.
Mae cyfyngu gwaith ar y gweill yn tueddu i gynyddu trwybwn, nid ei leihau, trwy leihau cyfnewid cyd-destun a byrhau ciwiau.
Mae dechrau gwaith newydd yn teimlo fel cynnydd; gorffen gwaith yw’r hyn sy’n mewn gwirionedd yn cyflenwi gwerth. Nid yr un peth yw’r rhain, ac mae sefydliadau’n rheolaidd yn eu drysu.
Mae WIP uchel yn aml yn anweledig hyd nes ei fesur. Gall tîm fod yn jyglo llawer mwy o waith cydredol nag y mae unrhyw un yn unigol yn ei sylweddoli.
Metrig lefel-system yw hwn, nid un unigol. Mae cymhwyso terfynau WIP i gosbi unigolion yn camddarllen holl bwynt y dechneg.

Argymhellion

Mesurwch effeithlonrwydd llif cyn tybio mai ymdrech yw’r tagfa

Cyfrifwch y gymhareb rhwng amser gweithredol a chyfanswm amser a dreuliwyd ar gyfer sampl gynrychiadol o newidiadau diweddar, gan ddefnyddio’r data cam amser-cylch o bwnc 2.6. Mae’r rhan fwyaf o dimau sy’n mesur hyn am y tro cyntaf yn synnu pa mor isel yw’r rhif, ac mae’r syndod hwnnw ei hun yn werthfawr: mae’n ailgyfeirio sylw o “weithio’n galetach” tuag at “leihau ciwio,” sydd bron bob amser y lifer mwy cynhyrchiol.

Gosodwch derfyn gwaith-ar-y-gweill esblyg a’i orfodi’n weladwy

Cyfyngwch nifer yr eitemau y gall tîm neu unigolyn eu cael ar y gweill yn weithredol ar unwaith, yn weladwy ar fwrdd a rennir (mae bwrdd kanban ffisegol neu ddigidol yn weithrediad clasurol). Pan gyrhaeddir y terfyn, gweithred nesaf y tîm yw helpu i orffen rhywbeth sydd eisoes ar hediad, nid dechrau rhywbeth newydd. Mae’r arfer sengl hwn, wedi’i fenthyg o weithgynhyrchu lean a’i ffurfioli mewn kanban, yn un o’r gwelliannau llif mwyaf cyson effeithiol sydd ar gael i dîm meddalwedd, ac mae’n costio bron dim i’w weithredu.

Triniwch derfyn WIP fel cyfyngiad system, nid cwota unigol

Mae terfyn WIP yn llywodraethu faint o waith sydd gan y system (tîm, ciw adolygu a rennir, amgylchedd a rennir) ar hediad ar unwaith, nid faint y caniateir i unrhyw un person ei gyffwrdd. Mae cymhwyso’r terfyn fel cwota perfformiad unigol, “dim ond dau docyn yn agored y cewch chi,” yn camgymhwyso’r dechneg ac yn risgio’n union y math o dwyllo lefel-unigol y mae’r llyfr hwn yn rhybuddio yn ei erbyn drwyddo draw. Mae’r terfyn yn bodoli i ddiogelu llif trwy’r system gyfan, a dylai ei orfodi fod yn norm tîm, nid nenfwd personol.

Ymchwiliwch pam mae gwaith yn eistedd yn segur, nid dim ond am ba hyd

Pan fydd dadansoddiad effeithlonrwydd llif yn datgelu amseroedd aros hir, gofynnwch yn benodol pam: a yw gwaith yn aros oherwydd nad yw adolygydd ar gael, oherwydd bod amgylchedd profi a rennir wedi’i archebu, oherwydd nad yw dibyniaeth ar dîm arall wedi glanio eto. Mae gan bob un o’r rhain drwsiad gwahanol. Mae cyfarwyddyd cyffredinol “lleihau amser aros” heb yr ymchwiliad penodol hwn yn tueddu i gynhyrchu ymatebion cyffredinol, aneffeithiol.

Gwyliwch am WIP yn cropian yn ôl i fyny ar ôl gwelliant cychwynnol

Mae timau sy’n mabwysiadu terfyn WIP yn llwyddiannus yn aml yn ei weld yn erydu dros amser wrth i bwysau i ddechrau mentrau newydd ddychwelyd, “dim ond y tro hwn, mae angen inni ddechrau’r peth brys hwn hefyd.” Triniwch bob eithriad terfyn-WIP fel penderfyniad bwriadol, gweladwy â rheswm datganedig, nid rhagafael tawel, rheolaidd, fel nad yw disgyblaeth y terfyn yn dadfeilio’n dawel yn ôl i’w gyflwr gwreiddiol.

Cyfnewidiadau: manteision ac anfanteision

Dull	Manteision	Anfanteision
Dim terfyn WIP	Yn teimlo’n hyblyg; dim ffrithiant wrth ddechrau gwaith newydd	Mae cyfnewid cyd-destun a chiwio’n arafu popeth yn dawel
Terfyn WIP lefel-tîm	Yn gwella trwybwn ac effeithlonrwydd llif yn fesuradwy	Angen disgyblaeth i’w orfodi, yn enwedig o dan bwysau terfyn amser
Cwota WIP lefel-unigol	Syml i’w nodi	Yn camgymhwyso’r dechneg; yn risgio twyllo unigol
Terfyn WIP caeth, di-ildio	Budd effeithlonrwydd-llif mwyaf	Gall deimlo’n anhyblyg mewn sefyllfaoedd gwirioneddol frys, eithriadol

Y tensiwn canolog yw hyblygrwydd yn erbyn llif. Mae dechrau gwaith newydd pryd bynnag y mae’n edrych yn frys yn teimlo’n ymatebol, ond mae’r ymchwil effeithlonrwydd-llif a WIP yn dangos yn gyson bod yr hyblygrwydd hwn yn dod ar gost gorffen unrhyw beth yn gyflym, gan fod mwy o waith cydredol yn golygu ciwiau hirach a mwy o gyfnewid cyd-destun ar gyfer popeth sydd eisoes ar hediad. Datryswch y tensiwn trwy fabwysiadu terfyn WIP lefel-tîm fel y rhagosodiad, gyda phroses eithriad bwriadol, gweladwy, a phrin ar gyfer argyfyngau gwirioneddol, yn hytrach na naill ai reol gaeth, ddim-eithriadau neu ryddid-i-bawb diderfyn, hyblyg.

Cwestiynau i’w trafod gyda’ch tîm

Beth yw ein heffeithlonrwydd llif gwirioneddol, wedi’i fesur o ddata amser-cylch gwirioneddol, ac a yw’r rhif hwnnw’n ein synnu? Nid yw’r rhan fwyaf o dimau erioed wedi cyfrifo hyn ac yn tybio ei fod yn llawer uwch nag y mae’n troi allan i fod. Tynnwch sampl o newidiadau diweddar a chyfrifwch y gymhareb yn onest cyn trafod unrhyw beth arall yn y pwnc hwn.
Faint o waith ar y gweill sydd gennym mewn gwirionedd ar hyn o bryd, ar draws y tîm cyfan, ac a oedd unrhyw un yn gwybod y rhif hwnnw cyn cyfrif? Mae WIP uchel yn aml yn anweledig hyd nes ei fesur yn benodol, oherwydd nid yw pob unigolyn ond yn gweld ei ddarn ei hun ohono. Cyfrifwch bopeth sy’n weithredol ar y gweill, gan gynnwys gwaith nad oes neb yn ei gyffwrdd yn weithredol heddiw.
Petaem yn mabwysiadu terfyn WIP, beth fyddai angen newid am sut yr ydym yn ymateb i gais brys newydd? Mae’r cwestiwn hwn yn dwyn i’r amlwg yr arfer sefydliadol gwirioneddol, dechrau gwaith newydd yn reddfol, y mae terfyn WIP wedi’i ddylunio i’w ymyrryd, ac mae’n werth ei drafod cyn, nid ar ôl, ceisio gorfodi terfyn.
Pan fydd gwaith yn eistedd yn segur yn ein piblinell, beth yw’r rheswm penodol, ac ai’r un rheswm ydyw bob tro? Mae synnwyr cyffredinol bod “pethau’n aros o gwmpas” yn llai defnyddiol nag achos penodol, ailadroddus: adolygydd anwaith, amgylchedd a rennir wedi’i archebu, dibyniaeth traws-dîm. Enwch y patrwm gwirioneddol o enghreifftiau diweddar go iawn.
A ydym erioed wedi mabwysiadu terfyn WIP ac yna wedi ei wylio’n erydu’n dawel trwy eithriadau? Mae hyn yn hynod gyffredin ac yn werth ei drafod yn onest: pa bwysau achosodd yr eithriad cyntaf, ac a ddaeth yr eithriadau’n norm newydd heb i unrhyw un benderfynu hynny’n esblyg?
A fyddai angen cymhwyso terfyn WIP yn ein cyd-destun ni ar y lefel unigol, tîm, neu adnodd a rennir (fel ciw adolygu neu amgylchedd profi)? Mae tagfeydd gwahanol yn galw am derfynau ar lefelau gwahanol, a gall cymhwyso terfyn ar y lefel anghywir, cwotâu unigol yn lle nenfwd ciw a rennir, gamgymhwyso’r dechneg gyfan.

Golwg sector

Cwmni newydd. Gyda ychydig o bobl, mae WIP fel arfer yn isel yn naturiol yn syml oherwydd nad oes digon o beirianwyr i ddechrau llawer o waith ar yr un pryd. Y risg yw’r gwrthgyferbyniol: sylfaenydd neu beiriannydd arweiniol yn jyglo llawer mwy o fentrau cydredol yn bersonol nag y maent yn ei sylweddoli, sy’n werth ei fesur hyd yn oed heb offer kanban ffurfiol.

Busnes bach. Mae bwrdd gweladwy syml, ffisegol neu offeryn digidol sylfaenol, â therfyn colofn esblyg yn ddigon i gael y rhan fwyaf o’r budd heb fuddsoddi mewn offer metrigau llif soffistigedig. Dechreuwch â therfyn hael a’i dynhau’n raddol wrth i’r tîm ymgyfarwyddo â’r ddisgyblaeth.

Menter. Mae WIP uchel yn arbennig o gyffredin ac yn arbennig o ddrud yma, oherwydd mae llawer o fentrau strategol cydredol yn cystadlu am yr un cynhwysedd peirianneg a rennir, ac mae dechrau un newydd bob amser yn edrych fel cynnydd i bwy bynnag a’i noddodd. Gwnewch WIP yn weladwy ar y lefel portffolio, nid dim ond lefel tîm, fel y gall arweinyddiaeth weld cost dechrau menter arall eto cyn gorffen y rhai cyfredol.

Llywodraeth. Mae rhaglenni aml-flwyddyn yn aml yn cronni WIP ymhlyg enfawr ar draws llawer o weithlifoedd, pob un wedi’i gyfiawnhau’n unigol, heb unrhyw welededd sefydliadol-gyfan i’r cyfanswm. Mae cyflwyno gwelededd WIP lefel-portffolio, hyd yn oed yn anffurfiol, yn aml y ddadl fwyaf perswadiol sengl dros drefnu gwaith yn ddilyniant yn hytrach na rhedeg popeth yn gyfochrog, gan fod cost effeithlonrwydd-llif WIP uchel yn cronni’n weladwy unwaith y’i mesurir.

Enghreifftiau

Menter. Roedd tîm platfform cwmni gwasanaethau ariannol yn jyglo un deg wyth o fentrau cydredol gyda dim ond deuddeg peiriannydd, cymhareb WIP-i-gynhwysedd na wnaeth neb ei chyfrifo mewn gwirionedd hyd nes i gyfarwyddwr peirianneg newydd ofyn amdani’n uniongyrchol. Mesurodd effeithlonrwydd llif ar draws gwaith y tîm o dan 12%. Mabwysiadodd y tîm derfyn WIP esblyg o un fenter weithredol fesul dau beiriannydd, gan oedi’n fwriadol sawl menter blaenoriaeth-is yn hytrach na pharhau i daenu cynhwysedd’n denau. Mwy na dyblodd trwybwn, wedi’i fesur fel mentrau a gwblhawyd yn wirioneddol fesul chwarter, o fewn dau chwarter, er bod y tîm yn weladwy’n “gwneud llai” ar unrhyw foment benodol.

Llywodraeth. Roedd rhaglen trawsnewid digidol asiantaeth isadeiledd genedlaethol wedi cronni dros ddeugain o weithlifoedd cydredol ar draws ei phortffolio, pob un â’i noddwr ei hun a’i gyfiawnhad ei hun, heb unrhyw un olwg o gyfanswm gwaith ar y gweill. Canfu adolygiad effeithlonrwydd-llif lefel-rhaglen fod y gweithlif canolrifol yn treulio llai na 15% o’i amser wedi mynd heibio mewn datblygiad gweithredol, gyda’r gweddill yn aros am adnoddau a rennir: tîm adolygu pensaernïaeth canolog bach, amgylchedd profi a rennir, a chymeradwyaeth traws- asiantaethol. Cyflwynodd y rhaglen derfynau WIP lefel-portffolio esblyg, gan drefnu gweithlifoedd yn ddilyniant yn hytrach na rhedeg pob un o’r deugain yn gyfochrog, a dangosodd olrhain yr asiantaeth ei hun gwblhau cyflymach yn fesuradwy ar gyfer y gweithlifoedd a arhosodd yn weithredol, hyd yn oed wrth i gyfanswm nifer y rhai a redai ar unwaith ostwng yn sylweddol.

Achos busnes: cymhellion, ROI, a TCO

Mae’r enillion ar reoli effeithlonrwydd llif a WIP yn fwriadol yn wrth-reddfol ond wedi’i ddogfennu’n dda: mae trwybwn yn tueddu i godi, nid syrthio, pan fydd sefydliad yn gwneud llai ar unwaith, oherwydd mae llai o gyfnewid cyd-destun a chiwiau byrrach yn golygu bod pob darn unigol o waith yn gorffen yn gyflymach. Mae enghraifft gwasanaethau ariannol uchod, gan ddyblu trwybwn o leihau gwaith cydredol yn fwriadol, yn batrwm cyffredin unwaith y bydd sefydliadau mewn gwirionedd yn mesur ac yn gweithredu ar effeithlonrwydd llif yn hytrach na thybio bod mwy o waith cyfochrog bob amser yn golygu mwy o gynnydd.

Mae cost cyfanswm mabwysiadu’r ddisgyblaeth hon yn bennaf yn sefydliadol, nid technegol: bwrdd gweladwy, terfyn WIP y cytunwyd arno, a’r ddisgyblaeth i ddweud na wrth ddechrau gwaith newydd pan gyrhaeddir y terfyn. Mae’r ddisgyblaeth honno’n anos ei chynnal na’i mabwysiadu, a dyna pam mae’r argymhelliad “gwyliwch am WIP yn cropian yn ôl i fyny” uchod yr un mor bwysig â’r mabwysiadu cychwynnol ei hun.

Gwrth-batrymau a risgiau

Tybio bod ymdrech weithredol yn dominyddu amser cyflenwi heb fesur effeithlonrwydd llif: fel arfer yn anghywir, ac mae’n camgyfeirio ymdrech gwelliant tuag at y lifer anghywir.
Cymhwyso terfyn WIP fel cwota unigol yn hytrach na chyfyngiad system: yn camgymhwyso’r dechneg ac yn risgio twyllo unigol.
Dechrau gwaith newydd yn reddfol oherwydd ei fod yn teimlo fel cynnydd: yr arfer craidd y mae effeithlonrwydd llif a therfynau WIP wedi’u dylunio i’w ymyrryd.
Gadael i eithriadau terfyn-WIP ddod yn rheolaidd ac anweledig: yn erydu’r ddisgyblaeth yn ôl i’w chyflwr gwreiddiol heb i unrhyw un benderfynu hynny’n fwriadol.
Mesur WIP ar lefel y tîm yn unig, gan golli gorlwyth lefel- portffolio: yn gyffredin mewn sefydliadau mawr sy’n rhedeg llawer o fentrau strategol cydredol.
Trin rhif effeithlonrwydd-llif isel fel arwydd o dîm gwael: mae’n nodweddiadol o’r rhan fwyaf o biblinellau cyflenwi ac yn bwynt cychwyn ar gyfer ymchwiliad, nid dyfarniad.

Model aeddfedrwydd

Lefel 1, Cychwyn: Ni olrheinir gwaith ar y gweill; mae timau’n dechrau gwaith newydd yn reddfol heb welededd i lwyth cydredol cyfanswm.
Lefel 2, Datblygu: Mae rhai timau’n defnyddio bwrdd anffurfiol, ond ni orfodir terfynau WIP yn gyson ac ni chyfrifir effeithlonrwydd llif byth.
Lefel 3, Safoni: Mae gan dimau derfynau WIP esblyg, gweladwy ar lefel y system, a mesurir effeithlonrwydd llif yn gyfnodol o ddata amser-cylch gwirioneddol.
Lefel 4, Rheoli: Olrheinir eithriadau terfyn-WIP fel penderfyniadau bwriadol, gweladwy; monitorir effeithlonrwydd llif am erydiad dros amser ac fe’i hymchwilir pan fydd yn gostwng.
Lefel 5, Cerddorfaru: Mae WIP yn weladwy ac wedi’i reoli ar y lefel portffolio, nid dim ond lefel tîm, a gall y sefydliad bwyntio at welliannau trwybwn penodol a ddeilliodd o leihau gwaith cydredol yn fwriadol.

Syniadau ar gyfer trafodaeth

Beth yw ein heffeithlonrwydd llif gwirioneddol, wedi’i gyfrifo’n onest o ddata go iawn?
Faint o waith ar y gweill sydd gennym ar hyn o bryd nad oedd neb wedi’i gyfrif cyn y drafodaeth hon?
I beth fyddai angen inni ddweud na er mwyn gorfodi terfyn WIP gwirioneddol?
Beth yw’r rheswm mwyaf cyffredin sengl bod gwaith yn eistedd yn segur yn ein piblinell?
Ble yn ein sefydliad mae WIP lefel-portffolio yn anweledig ac yn debygol o fod yn rhy uchel?

Prif gasgliadau

Mae effeithlonrwydd llif, y gymhareb rhwng amser gweithredol a chyfanswm amser, fel arfer o dan 25% mewn piblinellau cyflenwi gwirioneddol; amser aros, nid ymdrech, sy’n dominyddu.
Mae cyfyngu gwaith ar y gweill yn tueddu i gynyddu trwybwn, nid ei leihau, trwy leihau cyfnewid cyd-destun a byrhau ciwiau.
Cymhwyswch derfyn WIP fel cyfyngiad system, byth fel cwota unigol.
Ymchwiliwch y rheswm penodol bod gwaith yn eistedd yn segur yn hytrach na chyhoeddi cyfarwyddyd cyffredinol “lleihau amser aros.”
Gwyliwch am derfynau WIP yn erydu trwy eithriadau rheolaidd; triniwch bob eithriad fel penderfyniad bwriadol, gweladwy.
Mae pwnc 2.4 yn enwi’r maint hwn yn llwyth llif ac mae pwnc 2.7 yn ffurfioli’r berthynas fel cyfraith Little: mae gwaith ar y gweill yn hafal i gyfradd gyrraedd wedi’i lluosi ag amser cylch, ar gyfer unrhyw giw sefydlog.

Cyfeiriadau a darllen pellach

The Principles of Product Development Flow, gan Donald G. Reinertsen (theori ciwio, maint swp, a therfynau WIP mewn datblygiad cynnyrch).
Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, gan David J. Anderson (y testun sylfaenol ar derfynau WIP a llif ar gyfer timau meddalwedd).
Actionable Agile Metrics for Predictability, gan Daniel S. Vacanti (mesur effeithlonrwydd llif a rhagolygu wedi’i seilio ar lif).
The Goal, gan Eliyahu M. Goldratt (theori cyfyngiadau a’r berthynas wrth-reddfol rhwng prysurdeb lleol a thrwybwn system).