5.5 Lợi tức đầu tư cho các sáng kiến kỹ thuật

Tổng quan và động lực

Chủ đề này khép lại Phần 5 bằng việc gom mọi thứ bốn chủ đề trước đã đo, chất lượng, mức áp dụng, kết quả và chi phí, vào một khung tài chính duy nhất rốt cuộc chi phối hầu hết các quyết định đầu tư kỹ thuật lớn: lợi tức đầu tư (ROI). Dù một tổ chức đang quyết định tài trợ cho một đợt hiện đại hóa nền tảng, một nỗ lực tái cấu trúc lớn hay một dòng sản phẩm mới, rốt cuộc ai đó phải trả lời câu hỏi bằng thuật ngữ tài chính: việc này có đáng với chi phí của nó không. Chủ đề này nói về việc trả lời câu hỏi đó một cách trung thực, dùng các chỉ số mà cuốn sách này đã xây, thay vì hoặc né câu hỏi (nhường ảnh hưởng đối với các quyết định đầu tư cho những người kém đủ trang bị để trả lời tốt) hoặc trả lời bằng một luận cứ thổi phồng, không bền vững làm tổn hại uy tín khi nó không đứng vững.

Kỷ luật mà chủ đề này khuyến nghị dựa trực tiếp vào kinh tế đơn vị của chủ đề 5.4 cho vế chi phí của phương trình, và các chỉ số kết quả của chủ đề 5.3, với cách xử lý trung thực sự bất định về quy kết, cho vế lợi ích. Một luận cứ ROI được xây theo cách này tất yếu khiêm tốn và rào đón hơn một con số tiêu đề đơn giản, hấp dẫn, nhưng nó có lợi thế quyết định mà cuốn sách này nhấn mạnh xuyên suốt: nó chịu được sự soi xét, và một tổ chức luôn xây các luận cứ ROI bảo vệ được giành được nhiều lòng tin hơn, và do đó nhiều quyền tự chủ hơn, trong các quyết định đầu tư tương lai so với một tổ chức thỉnh thoảng hứa quá lời.

Với các đội lớn, kỷ luật ROI là thứ phân biệt một tổ chức kỹ thuật được coi là đối tác chiến lược với một tổ chức bị coi là trung tâm chi phí mà khoản chi được chấp nhận hơn là được đầu tư tích cực. Các tổ chức doanh nghiệp dùng các luận cứ ROI chặt chẽ để cạnh tranh thành công về vốn với các khoản đầu tư kinh doanh khác; các tổ chức chính phủ dùng kỷ luật tương đương, thường được đặt lại tên là phân tích chi phí-lợi ích, để đảm bảo và duy trì tài trợ công nghệ công trước áp lực chính trị và ngân sách ít kiên nhẫn với những lời hứa mơ hồ, thiếu cơ sở.

Các nguyên tắc chính

Một luận cứ ROI trung thực được xây từ các chỉ số khác của cuốn sách này, không bịa riêng; chi phí từ chủ đề 5.4, lợi ích từ các chủ đề 5.1 đến 5.3.
Tổng chi phí sở hữu, không chỉ chi phí ban đầu, thuộc về vế chi phí. Chi phí bảo trì, hỗ trợ và hạ tầng liên tục tích lũy qua vòng đời của hệ thống.
Ước tính lợi ích mang sự bất định; hãy nêu tường minh nó thay vì trình bày một con số duy nhất, chính xác giả.
Một phát hiện ROI âm hay cận biên là một kết quả chính đáng, hữu ích. Kỷ luật này tồn tại để thông tin trung thực cho các quyết định, không phải để biện minh cho những quyết định đã đưa ra.
Hãy theo dõi ROI thực tế sau sự việc, không chỉ luận cứ dự kiến từ trước. Một dự phóng không bao giờ được đối chiếu với thực tế không dạy tổ chức gì cả.

Khuyến nghị

Xây vế chi phí từ tổng chi phí sở hữu, không chỉ đầu tư ban đầu

Hãy bao gồm không chỉ chi phí phát triển ban đầu mà cả tổng chi phí sở hữu (TCO) đầy đủ: bảo trì liên tục, hạ tầng (kinh tế đơn vị của chủ đề 5.4 hữu ích trực tiếp ở đây), hỗ trợ, và chi phí cơ hội của năng lực kỹ thuật mà sáng kiến tiêu tốn mà lẽ ra có thể dành cho công việc thay thế. Một dự án trông rẻ chỉ dựa trên chi phí ban đầu có thể đắt suốt vòng đời đầy đủ khi gánh nặng bảo trì liên tục được tính một cách trung thực.

Xây vế lợi ích từ bằng chứng kết quả được ghi chép, trung thực

Hãy lấy các ước tính lợi ích từ kỷ luật đo kết quả của các chủ đề 5.1 đến 5.3: cải thiện chất lượng được chuyển thành giảm chi phí sự cố và hỗ trợ, dữ liệu áp dụng được chuyển thành giá trị do sử dụng, và các tương quan kết quả kinh doanh được xây bằng cách tiếp cận chuỗi nhân quả trung thực, đã kiểm tra yếu tố gây nhiễu từ chủ đề 5.3. Hãy tránh bịa ra một ước tính lợi ích từ nguyên lý đầu tiên hay giả định lạc quan khi dữ liệu lịch sử đo được thực tế hoặc tương đương có sẵn để làm nền thay thế.

Nêu tường minh sự bất định, dùng một khoảng thay vì một con số duy nhất

Hãy trình bày các ước tính ROI như một khoảng (một trường hợp thận trọng và một trường hợp lạc quan) thay vì một con số duy nhất, chính xác giả, và giải thích điều gì quyết định khoảng đó: giả định cụ thể nào, nếu hóa ra lạc quan hay bi quan, sẽ làm dịch chuyển kết quả nhiều nhất. Điều này phản chiếu trực tiếp nguyên tắc hiểu biết thống kê của chủ đề 1.6, áp dụng cho dự phóng tài chính, và nó bảo vệ uy tín của luận cứ, vì một ước tính điểm đơn lẻ hóa ra sai làm hỏng lòng tin nhiều hơn một khoảng được giải thích tốt mà kết quả thực tế rơi vào bên trong.

Coi một phát hiện âm hay cận biên là một kết quả chính đáng

Hãy xây quy trình phân tích ROI của bạn để thực sự có khả năng kết luận “việc này không đáng”, và coi kết luận đó, khi bằng chứng ủng hộ, là một kết quả có giá trị chứ không phải một thất bại của phân tích. Một tổ chức nổi tiếng chỉ luôn tạo ra các luận cứ ROI dương, bất kể sáng kiến nào, nhanh chóng mất uy tín, vì các bên liên quan suy ra đúng rằng phân tích không thực sự độc lập với quyết định mà nó được cho là thông tin.

Theo dõi kết quả thực tế so với luận cứ dự kiến, và khép vòng một cách công khai

Sau khi một sáng kiến hoàn thành, hoặc đạt một cột mốc có ý nghĩa, hãy so sánh các kết quả đo được thực tế với khoảng dự kiến ban đầu, và công bố phép so sánh đó, gồm cả những chỗ dự phóng sai. Kỷ luật khép vòng này, tương tự khuyến nghị theo dõi khảo sát của chủ đề 3.7, là thứ xây uy tín dự báo ROI dài hạn của tổ chức và cải thiện độ chính xác của các ước tính tương lai bằng cách tạo ra một vòng phản hồi thật, hiển thị.

Đánh đổi: ưu và nhược điểm

Cách tiếp cận	Ưu điểm	Nhược điểm
Tuyên bố ROI một con số, đơn giản	Hấp dẫn, dễ truyền đạt	Chính xác giả; dễ sai và làm tổn hại uy tín
ROI dựa trên khoảng với sự bất định được nêu	Bảo vệ được, chịu được soi xét, trung thực về điều quyết định khoảng	Phức tạp hơn để trình bày; cần nhiều công sức phân tích hơn
Phân tích chỉ chi phí ban đầu	Đơn giản, nhanh để tạo ra	Đánh giá thấp chi phí thật do bỏ qua gánh nặng bảo trì và hỗ trợ liên tục
Phân tích tổng chi phí sở hữu đầy đủ	Bức tranh chính xác, đầy đủ về chi phí đầu tư thật	Cần thu thập nhiều dữ liệu hơn, đặc biệt cho dự phóng chi phí liên tục

Sự căng thẳng trung tâm là sự đơn giản thuyết phục so với sự trung thực bảo vệ được, cùng sự căng thẳng mà chủ đề 5.3 gọi tên cho các tuyên bố kết quả nói chung, giờ áp dụng riêng cho luận cứ tài chính. Một tuyên bố ROI một con số, tự tin, đơn giản dễ bán hơn cho người ra quyết định ngay lúc đó, nhưng một luận cứ trung thực, dựa trên khoảng với sự bất định tường minh và việc tính tổng chi phí sở hữu đầy đủ mới thực sự đứng vững suốt vòng đời của khoản đầu tư và bảo vệ uy tín của tổ chức cho luận cứ tiếp theo nó cần đưa ra.

Câu hỏi để thảo luận với đội của bạn

Với luận cứ đầu tư kỹ thuật lớn gần nhất của chúng ta, chúng ta có tính tổng chi phí sở hữu, hay chỉ chi phí phát triển ban đầu? Hãy xem lại luận cứ gốc và kiểm tra xem chi phí bảo trì và hạ tầng liên tục có được bao gồm không, và nếu không, hãy ước tính chúng sẽ thêm bao nhiêu.
Ước tính lợi ích của chúng ta có dựa trên bằng chứng kết quả đo được, được ghi chép, hay được xây từ giả định lạc quan? Hãy truy vế lợi ích của một luận cứ gần đây về nguồn bằng chứng thực của nó và đánh giá thành thật nó thực sự có cơ sở đến đâu.
Chúng ta đã bao giờ trình bày một ước tính ROI như một con số duy nhất trong khi một khoảng sẽ trung thực hơn chưa? Hãy thảo luận khoảng đó sẽ trông ra sao cho một luận cứ gần đây, và giả định cụ thể nào quyết định độ rộng của khoảng đó.
Quy trình phân tích ROI của chúng ta đã bao giờ kết luận một sáng kiến không đáng theo đuổi chưa, và kết luận đó được đón nhận thế nào? Nếu mọi phân tích trong quá khứ đều kết luận tích cực, hãy thảo luận thành thật liệu điều đó phản ánh việc chọn sáng kiến thực sự đúng đắn hay một quy trình chỉ luôn tạo ra câu trả lời các bên liên quan muốn nghe.
Với một sáng kiến đã hoàn thành, chúng ta đã bao giờ quay lại so sánh kết quả thực tế với luận cứ dự kiến ban đầu chưa? Nếu chưa, hãy chọn một sáng kiến thật, đã hoàn thành và thực hiện phép so sánh này ngay như một bài tập nhóm, dù khoảng cách giữa dự phóng và thực tế có khó chịu đến đâu.
Cần gì để luận cứ ROI lớn tiếp theo của chúng ta bảo vệ được trước sự soi xét hoài nghi thật sự từ một người ngoài kỹ thuật? Hãy đi qua luận cứ dự kiến tiếp theo của bạn và xác định mắt xích bằng chứng yếu nhất trong chuỗi hiện tại của nó trước khi nó tới người ra quyết định.

Góc nhìn theo lĩnh vực

Khởi nghiệp. Phân tích ROI chính thức thường ít liên quan hơn một câu hỏi sống còn và tăng trưởng đơn giản hơn: khoản đầu tư này có giúp chúng ta đạt cột mốc hay vòng gọi vốn tiếp theo không. Dù vậy, hãy áp dụng cùng nguyên tắc trung thực, cưỡng lại việc thổi phồng một luận cứ để biện minh cho quyết định mà đội đã gắn bó về mặt cảm xúc, vì sự soi xét của nhà đầu tư cuối cùng sẽ áp dụng cùng sự hoài nghi mà chủ đề này khuyến nghị áp dụng nội bộ trước.

Doanh nghiệp nhỏ. Hãy giữ phân tích ROI tương xứng với quy mô quyết định; một khoản đầu tư nền tảng lớn, nhiều năm đáng được áp dụng đầy đủ kỷ luật mà chủ đề này khuyến nghị, trong khi một khoản mua công cụ nhỏ không cần cùng độ chặt chẽ. Hãy tập trung công sức phân tích chính thức vào số ít quyết định lớn nhất, có hệ quả nhất của bạn.

Doanh nghiệp lớn. Kỷ luật ROI ở quy mô này quyết định kỹ thuật có cạnh tranh thành công về vốn với các khoản đầu tư kinh doanh khác có truyền thống phân tích tài chính vững hơn hay không. Hãy xây kỷ luật tổng chi phí sở hữu đầy đủ và dựa trên khoảng mà chủ đề này khuyến nghị như một thực hành tiêu chuẩn, và đầu tư vào việc theo dõi khép vòng xây uy tín dự báo dài hạn.

Chính phủ. Phân tích chi phí-lợi ích, thứ tương đương khu vực công của ROI, thường là một phần chính thức, bắt buộc của biện minh ngân sách, và sự trung thực về bất định và tổng chi phí sở hữu đặc biệt quan trọng khi các phát hiện có thể chịu kiểm toán bên ngoài hay soi xét lập pháp. Một phân tích đã phóng đại lợi ích hoặc đánh giá thấp chi phí, một khi bị phát hiện, gây tổn hại lâu dài cho uy tín của một chương trình với cơ quan tài trợ của nó.

Ví dụ

Doanh nghiệp lớn. Ban lãnh đạo kỹ thuật của một công ty công nghệ hậu cần đề xuất một khoản đầu tư lớn để di chuyển một khối monolith cũ sang kiến trúc microservices, ban đầu trình bày một con số ROI lạc quan duy nhất dựa chủ yếu vào các cải thiện tần suất triển khai dự kiến. Câu hỏi hoài nghi của một bên liên quan tài chính đã phơi bày rằng luận cứ chưa tính đến độ phức tạp vận hành liên tục và chi phí hạ tầng đáng kể mà kiến trúc mới sẽ đưa vào. Một luận cứ sửa đổi, xây với tổng chi phí sở hữu đầy đủ và một khoảng phản ánh cả các kịch bản cải thiện phân phối thận trọng lẫn lạc quan, cho thấy một lợi tức kỳ vọng khiêm tốn hơn nhưng vẫn dương, và quan trọng là nó chịu được sự soi xét của nhóm tài chính và đảm bảo được tài trợ, nơi luận cứ gốc bị phóng đại nhiều khả năng đã không được.

Chính phủ. Chương trình số hóa hồ sơ tòa án của một chính quyền tiểu bang ban đầu xây luận cứ chi phí-lợi ích chỉ quanh khoản tiết kiệm chi phí hành chính, với một con số ROI chính xác duy nhất. Một cuộc rà soát độc lập của văn phòng ngân sách phát hiện dự phóng chưa tính đến khoản tiết kiệm thời gian phía công dân hay tỷ lệ lỗi giảm trong các thủ tục pháp lý, những lợi ích có thật nhưng bị bỏ qua vì khó định lượng hơn chi phí hành chính. Một phân tích sửa đổi đã đưa các lợi ích này vào với một khoảng được nêu tường minh phản ánh sự bất định đo lường thật sự liên quan, tạo ra một luận cứ mạnh hơn và, quan trọng, bảo vệ được hơn, được văn phòng ngân sách cuối cùng phê duyệt, chính vì nó minh bạch về điều mình biết và không biết một cách tự tin.

Cơ sở kinh doanh: động lực, ROI và TCO

Lợi tức của kỷ luật ROI chặt chẽ, có phần đệ quy, là uy tín của chính kỷ luật ROI: một tổ chức luôn xây các luận cứ trung thực, bảo vệ được, gồm cả đôi khi kết luận một sáng kiến không đáng theo đuổi, giành được nhiều lòng tin hơn và do đó nhiều quyền tự chủ hơn trong các quyết định đầu tư tương lai so với một tổ chức mà các luận cứ bị nhìn bằng sự hoài nghi vì đã hứa quá lời trước đó. Ví dụ công ty hậu cần ở trên cho thấy trực tiếp điều này: luận cứ sửa đổi, khiêm tốn hơn nhưng trung thực, đã thành công nơi bản gốc bị thổi phồng nhiều khả năng thất bại dưới sự soi xét.

Tổng chi phí sở hữu của kỷ luật này là công sức phân tích để xây các ước tính chi phí tổng chi phí sở hữu đầy đủ, đặt nền ước tính lợi ích trên bằng chứng thật, nêu tường minh sự bất định và theo dõi kết quả thực tế sau sự việc. Công sức đó thực sự nhiều việc hơn một bài chào hàng một con số, tự tin, nhanh chóng, và nó đáng làm chính vì phương án thay thế đặt uy tín của tổ chức vào rủi ro cho mọi luận cứ tương lai nó sẽ cần đưa ra.

Phản mẫu và cạm bẫy

Phân tích chỉ chi phí ban đầu, bỏ qua tổng chi phí sở hữu: đánh giá thấp chi phí đầu tư thật, đặc biệt với các hệ thống tồn tại lâu.
Bịa ước tính lợi ích từ giả định lạc quan thay vì bằng chứng được ghi chép: tạo ra một luận cứ không chịu được soi xét.
Trình bày một con số ROI duy nhất, chính xác giả thay vì một khoảng được nêu: làm tổn hại uy tín khi kết quả thực tế khác ước tính điểm.
Một quy trình phân tích chỉ luôn đưa ra kết luận tích cực: được các bên liên quan đọc đúng là bằng chứng quy trình không thực sự độc lập.
Không bao giờ theo dõi kết quả thực tế so với dự phóng ban đầu: mất vòng phản hồi vốn sẽ cải thiện độ chính xác dự báo tương lai.
Xây một luận cứ để biện minh cho quyết định đã gắn bó về mặt cảm xúc, thay vì thực sự thông tin cho quyết định: nguyên nhân gốc của hầu hết các luận cứ ROI bị thổi phồng.

Mô hình trưởng thành

Cấp 1, Khởi tạo: Các luận cứ ROI không chính thức, không có bằng chứng được ghi chép hậu thuẫn, và hầu như luôn kết luận tích cực bất kể sáng kiến.
Cấp 2, Phát triển: Một số luận cứ có ước tính chi phí và lợi ích, nhưng tổng chi phí sở hữu được áp dụng không nhất quán và sự bất định hiếm khi được nêu tường minh.
Cấp 3, Chuẩn hóa: Các luận cứ ROI nhất quán dùng tổng chi phí sở hữu đầy đủ, bằng chứng lợi ích được ghi chép, và một khoảng phản ánh sự bất định thật, trên toàn tổ chức.
Cấp 4, Quản lý: Kết quả thực tế được theo dõi so với dự phóng ban đầu sau khi hoàn thành, và phép so sánh được công bố và dùng để cải thiện dự báo tương lai.
Cấp 5, Điều phối: Tổ chức có thành tích nhiều năm đã được chứng minh về dự báo ROI chính xác, trung thực, gồm cả các trường hợp kết luận đúng rằng một sáng kiến không đáng theo đuổi, và thành tích này giành cho kỹ thuật một chỗ ngồi đáng tin cậy trong các quyết định đầu tư chiến lược.

Ý tưởng để thảo luận

Luận cứ đầu tư lớn nhất hiện tại của chúng ta là gì, và nó có chịu được sự soi xét hoài nghi thật sự hôm nay không?
Chúng ta đã bao giờ theo dõi kết quả thực tế của một sáng kiến đã hoàn thành so với dự phóng ROI ban đầu của nó chưa?
Quy trình phân tích của chúng ta cần thay đổi gì để thực sự có khả năng kết luận “không đáng”?
Thành phần tổng chi phí sở hữu nào thường bị thiếu nhất trong các ước tính chi phí hiện tại của chúng ta?
Mắt xích bằng chứng yếu nhất trong luận cứ đầu tư lớn dự kiến tiếp theo của chúng ta là gì?

Những điểm chính cần nhớ

Hãy xây các luận cứ ROI từ các chỉ số khác của cuốn sách này, chi phí từ kinh tế đơn vị (chủ đề 5.4), lợi ích từ bằng chứng kết quả được ghi chép (các chủ đề 5.1 đến 5.3), không từ những giả định bịa ra.
Hãy bao gồm tổng chi phí sở hữu, không chỉ chi phí ban đầu, và nêu các ước tính lợi ích như một khoảng với sự bất định tường minh, không phải một con số duy nhất, chính xác giả.
Hãy xây một quy trình thực sự có khả năng kết luận một sáng kiến không đáng theo đuổi; một phân tích chỉ luôn đưa ra kết luận tích cực thì không đáng tin.
Hãy theo dõi kết quả thực tế so với dự phóng sau khi hoàn thành, và công bố phép so sánh để xây uy tín dự báo dài hạn.
Kỷ luật ROI trung thực, bảo vệ được là thứ giành cho kỹ thuật một chỗ ngồi đáng tin cậy trong các quyết định đầu tư chiến lược theo thời gian.

Tài liệu tham khảo và đọc thêm

How to Measure Anything, của Douglas W. Hubbard (định lượng giá trị bất định và xây các ước tính dựa trên khoảng, bảo vệ được).
Cloud FinOps, của J.R. Storment và Mike Fuller (kỷ luật tổng chi phí sở hữu cho đầu tư hạ tầng dựa trên đám mây).
Accelerate: The Science of Lean Software and DevOps, của Nicole Forsgren, Jez Humble, và Gene Kim (cơ sở nghiên cứu để nối đầu tư thực hành phân phối với lợi tức kinh doanh).
Thông tư A-94 của Văn phòng Quản lý và Ngân sách Hoa Kỳ, hướng dẫn về phân tích chi phí-lợi ích cho các chương trình liên bang (kỷ luật ROI khu vực công).